Upravljanje promjenama usredotočuje se na promjene s kojima se članovi organizacije susreću tijekom tranzicije vezane uz poslovanje. Da bi se upravljanje promjenama dovršilo glatko, moraju postojati alati, procesi i planovi za ublažavanje potencijalnih problema i očekivanih problema. Nužan je projektni plan upravljanja promjenama. Bez plana za pomoć zaposlenicima pri prelasku na nove uloge, zaposlenici će se osjećati zbunjeno i nepripremljeni, a potencijalno bi moglo utjecati na cjelokupno poslovanje.
Imenovati tim za upravljanje promjenama. To može uključivati članove vaše organizacije ili vanjske konzultante koji su upoznati s procesom upravljanja promjenama. U najmanju ruku, ovaj tim treba uključiti osobu koja je upoznata sa svim područjima vaše organizacije, kao i stručnjaka za upravljanje promjenama. Ovaj tim mora biti spreman objasniti namjeravane promjene u organizaciji, ublažiti probleme koji se pojavljuju tijekom tranzicije i odrediti uspjeh tranzicije kada je promjena potpuna.
Analizirajte plan koji je vaša tvrtka definirala kako biste prešli s trenutne organizacijske strukture na planiranu organizacijsku strukturu. Odlučite koliko je koraka potrebno. Često, tvrtka ne može ići izravno iz jedne organizacijske strukture u drugu; plan se mora provoditi korak po korak.
Na primjer, vaša tvrtka želi prijelaz iz organizacije koja je podijeljena po regijama na organizaciju koja je podijeljena po odjelima.U ovom trenutku svaki lokalni ured upravlja vlastitim marketingom, prodajom i proizvodnjom. Cilj tvrtke je podijeliti tvrtku na tri cjelovita, integrirana odjela: marketing, prodaja i proizvodnja. Tvrtka može početi integriranjem marketinga, nakon čega slijedi prodaja i proizvodnja. Ovaj postupni prijelaz je manje rizičan, a manje neodoljiv, nego prelazak sva tri odjela odjednom.
Stvorite sveobuhvatni komunikacijski plan. Odredite kako svi zaposlenici tvrtke mogu biti obaviješteni o predstojećim promjenama. Bez odgovarajuće komunikacije, zaposlenici možda neće biti svjesni promjene i možda neće ispravno preći po potrebi.
Stvorite vremensku crtu ključnih promjena koje će se dogoditi tijekom procesa upravljanja promjenama. To mora biti detaljno i uključuje velike i male detalje. Vremenski raspored trebao bi uključivati stavke kao što su:
- Obavijestite organizaciju o namjeravanim promjenama
- Upoznajte se s članovima marketinškog tima i objasnite kako će se njihove odgovornosti promijeniti
- Dizajnirajte i instalirajte novi raspored ureda za zaposlenike u marketingu
- Prijelaz zaposlenika na marketing na nova radna mjesta (razdoblje od 3 dana)
- Upoznajte se s zaposlenicima u marketingu da biste postavili bilo kakva pitanja
- Održavajte tjedne telekonferencije kako biste razgovarali o svim problemima koji se pojave
Navedite potencijalne probleme i probleme koji se mogu pojaviti tijekom procesa promjene. To uključuje nezadovoljstvo zaposlenika, zbunjenost zaposlenika i zaustavljanje svakodnevnih radnih procesa. Napravite plan za nepredviđene situacije za svaki potencijalni zaostatak.
Sastavite sve informacije o upravljanju promjenama u izvješće koje će predstaviti višem menadžmentu tvrtke. Pripremite se za pitanja ili predložene promjene od strane menadžment tima. Budite spremni braniti svoje prijedloge i prihvatite činjenicu da više planovi upravljanja ne mogu prihvatiti sve vaše planove upravljanja promjenama. Kada su potrebne promjene, uredite plan projekta upravljanja promjenama da biste ugradili sve revizije.
Razgovarajte o predstojećim promjenama sa svakim lokalnim upravljačkim timom unutar organizacije nakon što dobijete odobrenje višeg rukovodstva, ali prije nego što se promjene službeno provedu. Predstavite svakog menadžera izvješću o promjenama koje će utjecati na njegov odjel kako bi mogao objasniti promjene u svom timu. Zamolite svakog menadžera da podnese izvješće o svim mogućim problemima koji su možda previđeni kako bi ih se moglo riješiti, a plan upravljanja promjenama može se prilagoditi ili izmijeniti prema potrebi.
Savjet
-
Budite spremni izvršiti izmjene plana upravljanja promjenama. Pogotovo kada se radi o velikim organizacijskim promjenama, vjerojatno će se pojaviti problemi. Osigurajte da imate plan za nepredviđene situacije za sve promjene visokog rizika.
Upozorenje
Ne žurite s promjenom. Iako promjena može biti od velike koristi za organizaciju, prebrza promjena može zastrašiti i zbuniti zaposlenike i druge dionike.
