Kada su tvrtke prvi put počele koristiti računala u velikom broju, stručnjaci su najavili dolazak “društva bez papira”. Računalna revolucija još uvijek ima način da ispuni određeno obećanje. Ipak, tradicionalno papirni procesi - i poslovni i osobni - nastavljaju migrirati na kompjutorizirane oblike i iz vrlo dobrih razloga.
Dokumenti
Računalo je donijelo veliku jednostavnost i fleksibilnost izradi i uređivanju dokumenata. Za razliku od pisaćeg stroja, kompjutorizirani programi za obradu teksta nude gotovo neograničen izbor stilova, tipova i formata dokumenata. Pogreške tipkanja mogu se lako ispraviti na zaslonu bez potrebe za korekcijskom tekućinom ili korekcijskom trakom. Cjelokupni blokovi teksta mogu se jednostavno kopirati iz jednog dokumenta u drugi bez potrebe za ponovnim upisivanjem. Fotografije i druge grafike mogu biti uključene u dokument s vrlo malo truda.
dijeljenje
Dijeljenje dokumenata s računalnim sustavom je jednostavno. Nema potrebe stvarati fizičke kopije dokumenta, a zatim ih slati poštom ili faksom primateljima. Dokument u datoteci u kompjuteriziranom sustavu može se dijeliti s bilo kim tko ima pristup tom sustavu jednostavno tako što će prikazati dokument na vlastitom zaslonu računala. Dokumenti se mogu dijeliti izvan tvrtke jednostavnim dodavanjem dokumenta e-pošti poslanoj primatelju.
podnošenje
Svrha podnošenja nije samo pohranjivanje dokumenata, već i njihovo lako pristupanje. Računalo se u tome odlikuje na način koji jednostavni ormarić za arhiviranje nikada nije mogao. Dokumenti pohranjeni u kompjuteriziranom sustavu automatski se indeksiraju pomoću upravljačkog sustava računala. Ovi indeksi se automatski ažuriraju i održavaju od strane sustava bez obzira na to koliko često se dokument može premjestiti ili urediti. Dokumenti se čak mogu locirati tako da računalo pretražuje veliki broj dokumenata za određene riječi ili fraze. Osim toga, kompjutorizirani sustavi arhiviranja mogu pohraniti veliki broj dokumenata u malom dijelu prostora potrebnog fizičkim kabinetima za arhiviranje.
funkcionalnost
Daleko od toga da je jednostavno elektronski prikaz statičkog papirnog dokumenta, elektronički dokument može postati istinski interaktivni entitet. Elektronska verzija obrasca za popunjavanje, na primjer, može dopustiti unos podataka izravno u dokument pomoću provjere i provjere pogrešaka u stvarnom vremenu. Izračuni i funkcionalnost mogu biti ugrađeni izravno u dokument. Na primjer, postojeći kupac može biti naveden na elektroničkom dokumentu tako da dokument koristi datoteku baze podataka korisnika klijenta kako bi korisnik mogao jednostavno odabrati ime klijenta s popisa svih korisnika u datoteci. Logika ugrađena u dokument tada će automatski prenijeti podatke o klijentu u dokument, uključujući adrese, brojeve računa korisnika ili bilo koje druge željene podatke.
sigurnosni
Fizička sigurnost datoteka tvrtke je od najveće važnosti. Datoteke moraju biti osigurane od fizičkog oštećenja ili uništenja. Također je potrebno spriječiti pristup datotekama neovlaštenim osobama. Kompjutorizirani sustav arhiviranja pojednostavljuje ove zadatke. Kopije kompjutoriziranih datoteka lako se mogu kreirati i pohraniti na različitim lokacijama, kako na višestrukim računalnim platformama unutar mreže ili na prijenosnim medijima podataka za fizičku pohranu izvan mjesta. Datoteke u računalnom sustavu također mogu biti šifrirane kako bi ih učinile nečitljivima onima koji nemaju dozvolu za pregled datoteka.
