Kao visoki časnik, s potpukovnikom se treba postupati s poštovanjem i dostojanstvom. Kada pišete pismo potpukovniku, trebali biste napisati pismo prema smjernicama za oblikovanje poslovanja i biti sigurni da održavate profesionalni i poštujući ton. Svakako uključite osnovne podatke kao što su kontaktne informacije i datum u zaglavlju pisma te pravilan pozdrav na kraju pisma, kao što je "S poštovanjem".
Započnite pismo obraćajući se potpukovniku kao "Dragi pukovniče", a zatim umetnite prezime potpukovnika.
Napišite tijelo pisma. Počnite s uvodom koji navodi razlog vašeg kontakta i počnite se širiti od tamo.
Napišite ostale paragrafe tog pisma kako biste mogli prenijeti poruku koju pokušavate prenijeti potpukovniku.
Završite pismo s "S poštovanjem", slijedeći svoj potpis i tiskano ime ispod toga.
Napišite na omotnicu pisma "poručnik pukovnik", a zatim pored njega stavite puno ime potpukovnika. Upišite adresu na kuvertu kao i svako drugo pismo.
