Učinkoviti komunikacijski planovi dodaju vrijednost organizacijama i često čine razliku između uspjeha i neuspjeha programa. No, što je učinkovit komunikacijski plan? Komunikacija se definira kao "proces kojim se informacije razmjenjuju između pojedinaca kroz zajednički sustav simbola, znakova ili ponašanja." Učinkovito planiranje komunikacije pomaže u prevladavanju prepreka stvaranjem zajedničkog jezika i uokvirivanjem poruke. Ovi planovi pomažu u organiziranju ključne hijerarhije poruka i preciziranju specifičnosti vaše publike u smislu vremenskog usklađivanja i isporuke.
Planirajte učinkovitu komunikaciju
Učinkoviti komunikacijski planovi postavljaju pozornicu za upravljanje porukom, postizanje rezultata i mjerenje uspjeha. Planovi identificiraju osnove o tome tko, što, gdje, zašto i kako za bilo koji komunikacijski projekt, program ili tvrtku. Stvaranje plana prisiljava vas da razmislite o svojim ciljevima i predvidite reakcije, uključujući prepreke, prije nego što postanete javni. Komunikacijski plan također usmjerava vaše napore pružanjem konteksta, određivanjem prioriteta i razvojem usklađivanja. To vam omogućuje da razvijete dosljednu poruku koja gradi zamah i prilagođena je korištenim medijima.
Izgradnja plana
Dok se komunikacijski planovi razlikuju po veličini, ovisno o opsegu i svrsi, neke ključne komponente uključuju: Analizirajte situaciju. Koji je problem ili mogućnost? Kako se mijenja industrija ili tvrtka? Pokrećete li nešto novo? Imate li podatke o istraživanju ili istraživanju? Je li to hitna ili krizna situacija? Jesu li ekonomski ili politički čimbenici relevantni? Što je povijest? Prepoznajte primarnu i sekundarnu publiku. Koja je veličina vaše publike? Kakvo je njihovo poznavanje situacije? Kako će to biti učinjeno? Jesu li prijemljivi? Pojednostavite poruku. Zašto im je potrebna ova poruka? Utječete li na svoju publiku? Tražite od njih da poduzmu mjere? Hoće li se oduprijeti? Postoje li slojevi poruke? Odredite distribuciju. Kako ćete dosegnuti svoju publiku? Mogu li vam grupe pomoći u prenošenju ove poruke? Koji se mediji uklapaju u vašu poruku? Koliko brzo treba izaći? Koja je želja vaše publike? Postavi ciljeve. Što pokušavate postići? Kako ćete znati ako to postignete? Je li mjerljiva? Koliko dugo to treba trajati? Koji je Vaš proračun? Izmjerite rezultate. Jeste li postigli svoje ciljeve? Jesu li potrebni sljedeći koraci? Trebate li mjeriti u određenom vremenskom razdoblju?
Vrste komunikacijskih planova
Ovisno o vašem poslovanju, komunikacijski planovi obično se nalaze na različitim razinama organizacije. S korporativnog stajališta, plan se usredotočuje na viziju, misiju i strategije poslovanja. Može također uključivati brendiranje cjelokupne organizacije. Na razini proizvoda komunikacijski planovi mogu pomoći u lansiranju proizvoda, proširenju proizvodne linije, izgradnji robne marke ili povećanju tržišnog udjela. Grupa za odnose s javnošću traži ono što je vrijedno objave i kako koristiti medije za dosezanje više tržišta. Može uključivati i krizne komunikacije, kao i odnose u zajednici. U ljudskim resursima fokus je na komunikaciji zaposlenika. Kako možemo prenijeti informacije našim zaposlenicima o strategijama, programima, promjenama i obuci? Za odnose s investitorima, cilj je dobiti financijski interes u tvrtki, izgraditi ugled u toj zajednici i povećati ocjene.
Izvadite Riječ
Uz rast medija, komunikatori imaju mnogo izbora, ali poznavanje vaše publike je kritično. Pitajte svoja tržišta što često koriste. Odredite što vaša poruka zahtijeva. Je li hitno? Trebate li povratne informacije? Jeste li izgradili zajednicu? Svaki od njih bi doveo do drugačijeg distribucijskog sustava. U mnogim slučajevima, više od jednog komunikacijskog vozila je potrebno kako bi se osiguralo da poruka stigne do vašeg tržišta. Uobičajeni kanali distribucije uključuju: E-poruke Sastanci Društveni mediji (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Web stranice / blogovi Newsletteri / novine Prezentacije Saopštenja za javnost Pisma Publikacije Priručnici Brošure Televizija Radio video Webinari / web-prijenosi Treninzi
Cestovni blokovi za učinkovite komunikacijske planove
Jedan od ključnih faktora u nedjelotvornoj komunikaciji je razlika u načinu na koji razgovaramo, čitamo i razmišljamo. Govorimo na oko 100 riječi u minuti, čitamo oko 200 riječi u minuti, ali naše misli rade više od 500 riječi u minuti. To znači da se možemo lako omesti. Dodajte tome naš sve veći popis dolaznih e-poruka, sve veći broj tradicionalnih i online medijskih izvora i naše naizgled beskrajne sastanke. Učinkovit plan treba riješiti tim pitanjima prikupljanjem znanja o vašim specifičnim interesnim skupinama, dobivanjem povratnih informacija i primjenom tih podataka za razvoj učinkovitih poruka. To često znači isporuku te poruke u mnogim formatima tijekom vremena.
