Učinkovita komunikacija i razmjena informacija ključni su za uspjeh projekta. Jasna komunikacija osigurava da svaki član tima razumije svoju ulogu i ciljeve u projektu. Neprekidna razmjena informacija osigurava svima članove tima svjesni napretka i naglašava sva pitanja koja mogu utjecati na napredak. Neuspješno komuniciranje može dovesti do skupih kašnjenja koje utječu na uspjeh projekta.
Plan projekta
Projektni plan je ključan za sve komunikacije projekta kako navodi TechRepublic. Plan omogućuje svakom članu tima da zna što projekt treba pružiti i tko je odgovoran. On pruža ključne datume i ovisnosti o projektu i razbija složene programe na manje komponente koje pojedinci mogu lakše razumjeti.
Vizija
Komunikacija osigurava da svaki član tima dijeli istu viziju ishoda projekta. U izdanju časopisa Houston Business Journal iz 2002. opisano je kako su arhitekti, građevinska tvrtka i programeri surađivali s menadžerima tvrtki klijenata kako bi postigli uspjeh projekta kroz jedan zajednički cilj - poslovni park koji bi zadovoljio potrebe svojih korisnika.
Planiranje komunikacije
Veliki projekt uključuje mnoge članove tima i širok raspon komunikacijskih kanala. Kako bi se osigurala učinkovita komunikacija i razmjena informacija, važno je da voditelj projekta planira i upravlja procesom od samog početka, identificirajući tko treba različite informacije u različitim fazama projekta. Proces je kontinuiran prema konzultantskom projektu Perfect, koji navodi da voditelji projekata većinu vremena provode na komunikacijskim zadacima.
Upravljanje informacijama
Članovima tima je potreban brz pristup najnovijim verzijama projektne dokumentacije. Stvaranjem jedinstvene web stranice projekta ili baze podataka, voditelji projekata mogu centralizirati sve informacije i osigurati članovima tima siguran pristup važnim dokumentima kao što su planovi, rasporedi, dobavljači, zapisnici sa sastanaka i izvješća o napretku.
Status
TechRepublic identificira izvješća o statusu kao jednu od najvažnijih projektnih komunikacija. Dijeljenje ažuriranja statusa osigurava da su svi članovi tima svjesni svih kritičnih problema ili neočekivanih promjena koje mogu utjecati na rasporede ili troškove projekta. Oni tada mogu poduzeti sve potrebne popravne radnje.
alat
Komunikacijski alati, kao što su e-pošta, videokonferencije i telekonferencije, pojednostavljuju i olakšavaju članovima projektnog tima suradnju i razmjenu informacija, čak i kada rade na različitim lokacijama. Alati za društveno umrežavanje također igraju važnu ulogu u upravljanju projektima. Članovi mogu koristiti alate, kao što su Twitter ili Facebook, za objavljivanje kratkih ažuriranja statusa ili komentara o važnim projektnim problemima.
