Na percepciju javnosti o tvrtki ili agenciji može znatno utjecati njezina vanjska komunikacija, dok zadovoljstvo poslom zaposlenika tvrtke ovisi djelomično o internoj komunikaciji. Izrada učinkovite poruke ili komunikacijske kampanje započinje ispitivanjem nekoliko čimbenika.
Odgovaranje na glavno pitanje
U svijetu u kojem se ljudi svakodnevno zarobljavaju s tisućama poruka, njihovo je glavno pitanje često “Zašto me briga?” Ili “Što je to za mene?” Učinkovita komunikacija čini taj odgovor jasnim čitatelju ili slušatelju. Zapitajte se koje bi vam informacije bile najvažnije ako ste član publike i pobrinite se da vaši materijali dostave te pojedinosti. Naglasite prednosti na početku poruke ili materijala prije dodavanja manje važnih informacija.
simplifikacija
Održavanje vaše komunikacije izravno povećava vjerojatnost da će biti učinkovita. Ciljana razina čitanja od šestog do osmog razreda za pisane materijale. Izbjegavajte korištenje kratica, regulatornih izraza ili žargona. Izbrišite riječi ako prosječna osoba koju ste zaustavili na ulici ne bi znala njihovo značenje. Prilikom pripreme pisanih materijala, zadržite kratke rečenice i podijelite kopiju s naslovima i grafikom. Stranica puna teksta nije privlačna potencijalnim čitateljima.
metode
Omogućite klijentima i zaposlenicima dostupnost informacija putem različitih formata. Priopćenja za javnost, tekstualne poruke i e-mail poruke mogu se koristiti za priopćavanje hitnih informacija, a bilteni mogu biti prikladan izbor za sadržaj koji je manje osjetljiv na vrijeme. Web-mjesto je ključno za komunikaciju s vanjskom publikom, a dobro organiziran intranet koji prikazuje sadržaj vijesti i praktične resurse može biti od velike pomoći zaposlenicima. Uključivanje video prezentacija omogućuje vam da se obratite vizualnim učenicima i ponudite nove perspektive ili detalje. Održavanje sastanaka sa zaposlenicima ili javnošću nudi interakciju licem u lice koja može izgraditi kredibilitet i učiniti da se publika osjeća cijenjenom.
pravovremenost
Informacije koje vaši klijenti trebaju znati trebaju se priopćiti što je brže moguće. Kada vaša publika nauči informacije iz medija, a ne izravno iz vaše organizacije, može se dogoditi da smatrate da namjeravate sakriti tu informaciju ili da doista ne marite za svoju publiku. Centri za kontrolu bolesti bilježe u svom priručniku za komunikaciju o krizi da dvije najozbiljnije pogreške koje organizacija može napraviti prilikom komuniciranja s dionicima pružaju informacije koje su premale i prekasno ili dolaze kao arogantne i nevrijedne zainteresirane strane. Te su misli sažete u sloganu agencije: “Budite prvi. Budi u pravu. Budite vjerodostojni."
Transparentnost i frekvencija
Zaposlenici i javnost često su sumnjičavi prema korporacijama i vladinim agencijama, ali možete izgraditi povjerenje povećanjem transparentnosti vaših poruka. Rukovoditelji bi trebali biti u prilici s lošim vijestima i biti spremni izraziti žaljenje zbog osjećaja teških okolnosti. Razmjena zaključaka koji stoje iza teških odluka također može izgraditi razumijevanje.
"Kada otkrijete štetne informacije koje niste morali otkriti, zaradite reputaciju zbog transparentnosti", kaže Peter Sandmann, stručnjak za komunikaciju o riziku i korporativni konzultant. “Ljudi počinju primijetiti da kad učinite nešto pogrešno, to kažete; iz toga slijedi da, kada to ne kažete, niste učinili ništa loše."
Kupci i zaposlenici ne bi trebali samo čuti od vas kada su vijesti loše.Mjesečni bilten ili tromjesečni sastanci mogu informirati zaposlenike o aktivnostima tvrtke, dok članci na web-lokaciji tvrtke i e-mailovi s opt-inom zadržavaju korisnike u petlji.
