Upravljanje projektom se u velikoj mjeri odnosi na procese i srodne aktivnosti planiranja, organiziranja i kontrole sredstava za postizanje specifičnih ciljeva. Projekti su obično ograničeni čimbenicima kao što su opseg, proračun i vrijeme, što zahtijeva da funkcija upravljanja projektima optimizira raspodjelu resursa i pravilno ih integrira kako bi prevladala ta ograničenja i ispunila unaprijed definirane ciljeve. Upravljanje projektnim aktivnostima može se promatrati kao niz koraka koje treba dovršiti, u skladu s pet faza koje definiraju životni ciklus projekta.
iniciranje
Inicijacija projekta započinje životni ciklus projekta i uključuje sastavljanje tima na čelu s voditeljem projekta i pružanje pregleda projekta. Pregled obično uključuje definiranje razloga projekta, poslovnih ciljeva i strategije za postizanje željenih rezultata. Osim toga, navode se preliminarni opseg, prijedlog proračuna, prekretnice i datum završetka. Ova faza obično se odnosi na više rukovodioce koji kreiraju poslovni slučaj za projekt na temelju studije izvedivosti i razvijaju projektnu povelju koja određuje viziju projekta, opseg, očekivanja i plan provedbe.
Planiranje
Planiranje podrazumijeva crtanje svih potrebnih zadataka za završetak projekta i pružanje realističnih datuma završetka zadatka. Faza planiranja često uključuje izradu plana upravljanja projektom koji će voditi tim. PMP daje detaljan pregled potrebnih vještina, procjenu rizika, ne-radne resurse i prekretnice za svaki zadatak. Identificira zainteresirane strane i definira kriterije potrebne za uspješan završetak svakog zadatka - kako i kada će se poduzimati aktivnosti, postupci koje treba slijediti, izvješćivanje o frekvenciji i komunikacijskim kanalima.
Izvršenje
Tijekom faze izvođenja, planirano rješenje se provodi kako bi se zadovoljili zahtjevi projekta. Projektni tim i potrebni resursi prikupljaju se i koriste za stvaranje željenih rezultata projekta. To je iterativna faza koja uključuje rješavanje problema, testiranje i preglede kako bi se zadovoljili određeni zahtjevi proizvoda. Voditelj projekta nadgleda odgovarajuću raspodjelu resursa kako bi projekt održavao na vrijeme. On također održava komunikaciju s unutarnjim i vanjskim dionicima - članovima projektnog tima, izvršnim rukovodstvom i dobavljačima - kako bi razgovarali o statusu projekta.
Kontrolirati
Faza kontrole uključuje testiranje i praćenje projekta kako bi se osiguralo da je izvršeni posao u skladu s planom i da ispunjava očekivanja dionika. Cilj je prihvaćanje projekta od strane klijenta. Rezultati projekta se stalno nadgledaju i ako dođe do bilo kakvih odstupanja ili ako klijent zahtijeva određenu promjenu, podaci se vraćaju procesima izvršenja kako bi se poduzele korektivne mjere. Ova faza se završava kada klijent odobri konačne rezultate - konačne rezultate projekta kao da je ispunio propisane standarde kvalitete definirane u planu.
Zatvaranje
Faza zatvaranja obično uključuje dokumentiranje projekta - proces koji započinje kada izvođač isporuči proizvode i formalno prihvati klijent. Svi relevantni materijali se predaju, uključujući projektnu dokumentaciju, priručnike i izvorni kod. Završena je sva administrativna dokumentacija, istaknuta potpisanom ugovornom dokumentacijom o prihvaćanju. Klijentu se također daje formalno izvješće o pregledu projekta koje identificira i ocjenjuje razinu uspjeha projekta, kao i kritički pregled naučenih lekcija.
