Ponekad je teško nametnuti red i disciplinu na sastanku udruge stanara. Pogotovo ako se raspravlja o nekim glavnim troškovima ili promjeni pravila, možete se suočiti s mnogo različitih pogleda i bez stvarnog konsenzusa o putu naprijed. Važno je pridržavati se pravilnog sastanka kako bi svi mogli biti saslušani i odluke se mogu donositi učinkovito. Također biste trebali pročitati pravila vaše države u vezi sa stanarskim udrugama i osigurati da se pridržavate zakonskih postupaka u vezi s održavanjem sastanaka.
Prikupiti točke dnevnog reda za raspravu od svih članova odbora, kako bi se osiguralo rješavanje svih otvorenih pitanja.
Napišite i rasporedite dnevni red prije sastanka, zajedno s zapisnikom s prethodnog sastanka. To može biti najučinkovitije ako imate adresu e-pošte svakog vlasnika kako biste osigurali učinkovitu distribuciju. Dnevni red treba jasno odrediti vrijeme i mjesto sastanka i točno ono o čemu će se raspravljati. Trebalo bi sadržavati izričito navedene prijedloge o suštinskom poslovanju.
Uvjerite se da imate tajnicu koja će voditi zapisnike na sastanku. Na taj način, akcije koje se odobravaju na sastanku bit će ispravno zabilježene i moguće ih je provesti.
Dozvolite kratko vrijeme na početku susreta za druženje, a kava ili druga osvježenja na dohvat ruke. To omogućuje vlasnicima da se druže i stvaraju više kooperativnu i prijateljsku atmosferu.
Dajte sastanak na red uz izjavu da će formalni posao sada početi. Pobrinite se da svatko ima pažnju prije nego nastavite s poslovanjem.
Odobrava zapisnik s prethodnog sastanka, bilo onoliko onoliko je bilo, bilo sa svim izmjenama i dopunama koje su članovi prihvatili.
Predstaviti sva izvješća službenika koja su potrebna, kako bi vlasnike obavijestili o svim radnjama koje su poduzete u njihovo ime od posljednjeg sastanka.
Premjesti na prvu stavku tvrtke. Navedite prijedlog i zatražite raspravu. Članovi bi trebali biti prepoznati od strane predsjedatelja prije nego što progovore. Ovaj sustav osigurava da se rasprava ne izrodi u neproduktivnu slobodnu za sve, što se može dogoditi ako emocije o određenom pitanju o stanovima budu visoke.
Premjestite prijedlog, bilo prvi puta ili izmijenjen raspravom, i glasajte.
Osigurajte da tajnik sastanka navede točan tekst prijedloga i ishoda glasovanja prije nego što krenete dalje. Ovaj prijedlog će zatim voditi daljnje postupke udruge u vezi s tim pitanjem.
Na taj način radite kroz svaku stavku poslovanja.
