Izraz "interni memorandum" je kratica za "interni memorandum". Interni dopisi koriste se za širenje informacija, kao i za masovne zahtjeve ljudi u tvrtki, odjelu ili timu. Interni dopisi skreću pozornost na probleme i rješavaju probleme među bezbroj drugih korisnih funkcija u organizaciji.
Savjet
-
Prilikom pisanja internog podsjetnika, neka bude jednostavno i dođite do točke.
Zašto biste trebali napisati interni dopis?
Interni dopis je učinkovit način da brzo i učinkovito doprete do mnogih ljudi u organizaciji. Pomoću podsjetnika možete jednostavno učiniti sljedeće:
- Razjasnite ili analizirajte subjekt.
- Dajte preporuke.
- Postavite podsjetnike.
- Dati upute.
- Prenesite materijale.
- Napravite najave.
- Izdajte izvješća.
- Tražite doprinose.
- Zatražite odobrenja.
Ključ za djelotvornu internu bilješku ostaje jednostavna. Vaša poruka treba biti koncizna i isporučena u nekompliciranom formatu koji jasno prenosi poruku. Unutarnji uzorak s memorandumom mogao bi biti slanje rezultata ankete u kantini i novog, poboljšanog izbornika.
Kako formatirate interni zapis?
Možete brzo stvoriti predložak podsjetnika u Wordu ili pronaći interni uzorak memoranduma na mreži. Naslov internog memoranduma ima četiri ključne komponente. Prvi je primatelj ili primatelj podsjetnika, kojem prethodi "TO". Drugi je izvor dopisa, kojem prethodi "FROM". Treći je datum, kojem prethodi "DATE", a četvrta je predmet memoranduma, kojem prethodi "SUBJECT".
Trebate koristiti odgovarajuće naslove i imena primatelja. Na primjer, ako je predsjednik Tom Maxwell, on bi trebao biti naveden kao “Tom Maxwell, predsjedavajući.” Ako ima previše imena, možete koristiti “All Staff” ili “Department Heads” radi sažetosti. Također se morate identificirati kao izvor podsjetnika. Vaše ime i naslov slijede naslov "FROM". Ne morate se odjaviti na kraju podsjetnika, ali možete dodati svoje inicijale pokraj imena kao oblik provjere autentičnosti.
Predmet dopisa bi trebao biti opisni sadržaj. Umjesto da koristite opće pojmove kao što je "Politika", trebate napisati kratku frazu kao što je "Nova politika na snazi od 1. lipnja 2018."
Kako napisati poruku internog bilješke?
Predložak podsjetnika u Wordu može vam dati savjete za oblikovanje, ali vam neće dati savjete o sadržaju. U pravilu uvijek biti koncizan. Vaš interni dopis bi trebao imati uvod u jedan odlomak koji opisuje svrhu dopisa. Tada biste trebali opisati što je potaknulo dopis. Usredotočite se samo na ono što primatelji trebaju znati i sve radnje koje trebaju poduzeti kao odgovor na dopis. Još niste sigurni što napisati? Slijedite ovaj interni memorandum u nastavku:
Datum: 1. prosinca 2018
Maria Ruben
Za: Osoblje
Re: Novi sati od 1. siječnja 2019
Svrha ovog dopisa je upozoriti osoblje da se sate u teretani tvrtke mijenjaju. Nakon zahtjeva brojnih zaposlenika, odlučili smo produžiti sate izvan uobičajenog radnog vremena za one koji bi mogli završiti prekovremeno na novom razvojnom projektu. Teretana će sada biti otvorena od 6 do 16 sati. Javite mi ako imate pitanja ili komentare.
Maria Ruben
Viši direktor za ljudske resurse
Uvijek se pobrinite da završite svoj dopis na uljudnoj noti i ponudite pomoć, ako je potrebno. Završite interni dopis sa kratkim sažetkom, ponavljajući bitne točke i zatvorite poziv na akciju.
Bilo da dopis donosi dobre ili loše vijesti, uvijek je najbolje biti ljubazan, točan, do točke i ponuditi pomoć marljivim zaposlenicima kojima je to potrebno. Ako se borite s oblikovanjem ili formuliranjem, pokušajte pogledati neke mrežne predloške podsjetnika za Word i krenite odatle.
