Organizacije često koriste poslovni memorandum kako bi na učinkovit i djelotvoran način komunicirale relevantnim informacijama svojih članova. Prenesene informacije odražavaju promjene u politici, uvođenje novih proizvoda ili nove razvoje u rješavanju novih ili trenutnih poslovnih problema. Poslovni memorandum također može biti poziv na akciju u kojoj bi se svi članovi tima mogli uključiti. Pisanje poslovnog dopisa je izvrstan alat za vodstvo timova; informira zaposlenike o važnim vijestima kada sastanak tvrtke ne mora biti zakazan.
Ispunite informacije o zaglavlju. Jasno navedite kome je memorandum datiran, od datuma i o čemu se radi u dopisu. Počnite s time što primatelj prima dopis.
Prvi paragraf trebao bi biti izjava o svrsi koja može biti jednostavna kao: "Svrha ovog dopisa je …"
Uključite kratak sažetak problema ili potrebe o kojoj pišete. Tijelo memoranduma trebalo bi se proširiti na ove teme.
Navedite sve radnje koje trebate primatelju i kada ih trebate izvršiti.
Zatvorite sve potrebne dodatne stavke primatelja. Također, pobrinite se da je završetak uljudan i poštovan prema čitateljima. Čak i ako komunicirate teške vijesti, sjetite se da to učinite na spreman i dostojanstven način.
Savjet
-
Neka bude kratka, ako je moguće, jednu stranicu. Označeni popisi su jednostavan način za čitatelja da odmah shvati ključne točke memoranduma.
Poslovni zapis je manje formalan od pisma; ali pravopis, interpunkcija i gramatika još uvijek moraju biti do par.
