Pisanje izvješća o projektu može biti težak zadatak ako ne započnete s organizacijskim planom. Projektna izvješća obično sadrže iste osnovne elemente koji čitateljima pružaju informacije o ciljevima, planu, proračunu i ishodima projekta. Pomoću nekoliko osnovnih tehnika pisanja izvješća možete stvoriti učinkovit projektni dokument koji prikazuje vaše kolege koje ste organizirali i koji su u mogućnosti dostaviti važne informacije.
Odredite koju vrstu projektnog izvješća ćete pisati. Zajednička izvješća o projektima uključuju prijedloge, opseg preporuka rada, ažuriranja statusa, analize varijance i konačne preglede i preporuke. To će vam pomoći u isporuci točnih informacija koje žele članovi vašeg tima, nadzornik ili drugi dionici.
Napišite pregled izvješća. Uključite naslovnu stranicu, stranicu sa sadržajem, sažetak, glavno tijelo i dodatak. Odlučite koje ćete kategorije informacija adresirati. Ovisno o vrsti izvješća koje pišete, to može uključivati ciljeve, metodologiju projekta, osoblje, potrebne resurse, trajanje, mjerila uspješnosti, proračun, odstupanja, rezultate, rokove, ishode i preporuke.
Prikupite podatke potrebne za dovršetak svakog odjeljka. To može zahtijevati vođenje intervjua s osobama koje traže projekt, članovima osoblja koji rade na projektu i dionicima koji su cilj projekta, kao što su klijenti, interni zaposlenici ili dobavljači i dobavljači. Nabavite povijesne podatke, kao što su prethodne količine prodaje, proračune, razine sudjelovanja i demografske podatke.
Napišite prvi nacrt sažetka, koji je kratak pregled izvješća. To bi trebalo uključivati i razlog zašto čitatelj dobiva izvješće, osnovne naglaske izvješća i preporuke. Nemojte uključivati finije detalje u sažetak, koji je često pregled od pola stranice. Navedite pojedinosti i podršku u tijelu izvješća o projektu.
Napišite svaki dio izvješća koristeći svoje podatke i intervjue. Organizirajte odjeljke koristeći logički redoslijed. Na primjer, ne započnite s proračunom dok ne objasnite komponente koje su potrebne za projekt. To će vam omogućiti da izbjegavate objašnjavanje svakog troška i zašto je potrebno dvaput. Nemojte navesti imena osoblja koje radi na projektu dok ne navedete komponente projekta. Za odjeljak o odstupanju uključite izvorne izuzete ishode, a zatim stvarne rezultate.
Završite izvješće sa sažetkom i preporukama na temelju vaših nalaza. Koristite podatke kako biste podržali svoje zaključke i preporuke. Pročitajte čitatelje u prilogu vašeg rada, koji će sadržavati detaljne informacije podrške, kao što su detaljni proračun, grafikoni, grafikoni i drugi tehnički podaci.
Pregledajte svoj sažetak kako biste utvrdili treba li izmijeniti bilo koji od Vaših početnih sažetaka na temelju informacija koje ste otkrili tijekom pisanja izvješća. Napišite konačnu verziju sažetka.
Sastavite podatke u svom dodatku i postavite ih redoslijedom kojim se informacije pojavljuju u izvješću. Vratite se na izvješće i uključite fusnote ili brojeve stranica kako biste čitatelje usmjerili na informacije o dodatku.
