Dokumentacija je dio svakodnevnog života u svijetu osobnog, financijskog i općeg prikupljanja podataka, pa je stoga samo ispravno provoditi povremene revizije metoda za rukovanje dokumentima. Revizija pokazuje koje se mjere provode, metode koje treba mijenjati i načine za takve promjene.
Postupak nabave
Organizacija treba povremeno provjeravati poštuje li se njezin postupak nabave dokumenata. Revizija može pokazati da li organizacija trenutno ima metodu upravljanja dokumentacijom, jesu li potrebne dokumente odobrile ovlaštene osobe i kako se učinkovito rukuje izmjenama dokumenata. Ovaj dio revizije također može pokazati koliko su dokumenti dostupni.
Pohrana dokumenata
Dokumenti mogu biti pohranjeni u papirnatom ili kompjutoriziranom obliku. Revizija može pokazati jesu li sustavi za pohranu zapisa postavljeni u skladu s potrebama organizacije. Revizija bi također trebala pokazati koliko dugo se i tiskani i kompjutorizirani dokumenti čuvaju u dosjeu. Revizijom se mora utvrditi jesu li dokumenti u dobrom stanju i zaštićeni od oštećenja, propadanja ili gubitka.
Opis dokumenata
Revizija treba provjeriti kako su dokumenti opisani u sustavu arhiviranja organizacije. Dokumentacija može biti navedena po imenu, broju ili u opisnom obliku. Dokument može imati kratak, relevantan opis koji olakšava pronalaženje. Revizija treba pokazati jesu li dokumenti sustavno podneseni prema broju verzije i datumu revizije.
