Svatko može cijeniti pogled na zauzetog izvršnog rukovoditelja, koji sjedi iza velikog stola bez ikakvog komada papira - a kamoli trun prašine - na vidiku. Izgledi vjerni stvarnosti, jer izvršni je vjerojatno jednako zauzet kao i vi, ali je pronašao način da organizira svoje uredsko opterećenje. I vi možete, sve dok razvijate sustav koji radi za vas. To bi moglo značiti primjenu nekih „pokušanih i istinitih“ tehnika dok se drugi odbacuju.Kao i onaj na visokoj razini, zapamtite da ste vi glavni i da je potrebno da preuzmete kontrolu nad svojim radnim opterećenjem prije nego što preuzme kontrolu nad vama.
Uspostavite sustav za arhiviranje - elektronički i papirni - kako biste odmah mogli prestati s informacijama nakon što ste ih pregledali. Mnogi poslovni profesionalci su “majstori slagača”, što znači da imaju tendenciju nakupljanja hrpe papira koji ih na kraju preplavljuje. Predajte se radu na projektu, a zatim, kad završite, odmah ga otpremite. Za papirnate datoteke uspostavite datotečni sustav u boji, pri čemu svaka boja označava poruku koja vam je značajna. Primjerice, implementirajte hijerarhijski sustav u tri boje u kojem zeleno znači "visoki prioritet", a žuto znači "umjereno prioritet", a crveno "niski prioritet". Ili, da biste smanjili broj datoteka na stolu, koristite sustav s dvije boje. Slijedite istu logiku za stvaranje sustava za arhiviranje računala.
Stvorite dnevni popis obveza i držite ga uvijek uz vas kako biste bili fokusirani i na pravom putu. Prekrižite zadatke dok ih dovršavate. Isto tako, uvijek držite kalendar sa sobom, uspoređujući ih po potrebi. Pregledajte svoj popis zadataka na kraju svakog dana i početak svakog novog dana kako biste učvrstili svoje dnevne obveze u svom umu.
Utvrditi vremenske rokove i rokove za svaki od tih zadataka, biti optimističan, ali i realan. Budite posebno oprezni u vezi vremena koje ćete dodijeliti čitanju i odgovaranju na poruke e-pošte, jer je nevjerojatno lako uvući se u vremenski zahtjevan "vortex e-pošte". Označite svoje poruke e-pošte s porukama "visokog prioriteta" kako biste usmjerili svoje napore - i zatim odlučite hoće li ili ne reagirati u skladu s tim.
Započnite telefonske pozive i sastanke s procjenom njihovog trajanja - a zatim gledajte sat i držite se plana. Ljudi će poštivati vašu disciplinu ako kažete nešto poput: "Budući da znam da smo svi zauzeti, pokušajmo sve od sebe da ovaj poziv ili sastanak ostanemo na 30 minuta."
Postavite granice za suradnike koji vas mogu pokušati uhvatiti u dugotrajni ručak ili dugotrajan razgovor o njihovoj grozno slijepoj noći prethodne noći. Dok je neka socijalna interakcija važna za izgradnju odnosa među suradnicima, budite oprezni da se ne izmakne kontroli i ubacite krivu loptu u vaš inače dobro strukturiran radni dan.
Razmotrite višezadaćnost. Vi svibanj mislite da je razgovor na telefon, pisanje e-pošte i pregledavanje marketinški prijedlog čini vam super zaposlenika, ali, u stvari, vi svibanj biti diffusing svoju pozornost i umjesto toga se kontraproduktivno. Ako morate, prisilite se da se usredotočite na jedan zadatak odjednom i usporedite rezultate s načinom višenamjenskog organiziranja posla.
Procijenite sadašnje radno opterećenje prije nego pristanete preuzeti nove odgovornosti. Iako mnogi zaposlenici pretpostavljaju da bi trebali pojačati i nikada ne reći ne na takve zahtjeve, pažljivo razmotrite imate li vremena za dovršenje zadataka i mogu li se ostvariti prema vašim visokim standardima.
Posavjetujte se sa svojim nadređenim kako biste bili sigurni da ste na pravom putu sa svojim planom organiziranja posla u uredu. Pregledajte svoj "plan djelovanja" i zatražite povratnu informaciju.
