Sredstva za sitne novce koriste se unutar organizacija za pokrivanje manjih troškova, kao što su male količine uredskog materijala, poštarine, troškovi parkiranja posjetitelja ili cijene taksija. Sredstva blagajne često se čuvaju kao gotovina na radnom mjestu. Zbog tekuće prirode sitnog novčanog računa postoji drugačiji skup rizika za sitne novčane fondove u odnosu na druge fondove unutar organizacije.
Osobni zajmovi
Zaposlenik koji ima pristup blagajničkom fondu može misliti da je prihvatljivo koristiti fond kao kratkoročni osobni zajam, uzimajući novac iz fonda za plaćanje računa ili pokriće drugih osobnih troškova dok ne bude plaćen. Takve transakcije nisu zabilježene i mogu dovesti do izravne krađe novčanih sredstava. U najmanju ruku, sredstva nisu dostupna za legitimnu uporabu tijekom "zajma" zaposlenika.
Provjerite blagajnu
Kada je blagajnički fond smješten na bankovni račun, zaposlenik koji ima pristup računu može pokušati unovčiti osobne čekove s računa. Banke mogu imati uspostavljene politike koje sprečavaju unovčavanje osobnih čekova, ali postoji rizik da će zaposlenik unovčiti ček koji nema dovoljno sredstava. Kada se vrati loš ček, sredstva se izvlače iz blagajničkog fonda, što uzrokuje komplikacije dok se situacija ne otkloni.
Zapis o rashodima
Budući da fond za sitne novčane iznose zaobilazi uobičajene postupke izvješćivanja o troškovima unutar organizacije, povećava se rizik od pronevjere blagajničkih sredstava. Održavanje glavne knjige ili evidentiranje isplata sitnog novca u fond dodatno povećava rizik od pronevjere. Evidencija sitnih novčanih isplata ne bi se trebala čuvati u gotovini, a ne bi trebala voditi nitko tko ima pristup blagajničkom fondu. Imati druge izdatke za evidenciju stranaka pomaže u sprečavanju zlouporabe fonda.
Neovlašten pristup
Sredstva blagajne su likvidna sredstva, tako da bi pristup tom novcu trebao biti ograničen na jednu osobu kako bi se izbjegli višestruki skrbnici koji se mogu međusobno okrivljavati zbog nedostatka sredstava. Jedini čuvar novčanih sredstava treba biti odgovoran za čuvanje novca na sigurnom mjestu. Kutija u kojoj je novac potreban da bi imao bravu - blagajnu je razumna opcija - kako bi se spriječio neovlašteni pristup. Da bi se dodatno osigurao blagajnički fond, kutija se mora čuvati na sigurnom mjestu, kao što je zaključan ormar, ladica stola ili sef na koji ima pristup samo skrbnik blagajničkog fonda.
