Sastanci odbora igraju važnu ulogu u vođenju i neprofitnih i profitnih poduzeća. Dok neki odbori djeluju na neformalnoj osnovi, a članovi se sastaju po potrebi kako bi ostvarili određene zadatke, drugi odbori su formalniji. Neke imaju zakonsku odgovornost za stvari poput financijske revizije, izvršne selekcije, ponude dionica, odobrenja članstva i nadzora sigurnosti. Ti odbori imaju veću vjerojatnost da usvoje formalnu strukturu sastanaka koristeći protokole kao što su Robertova pravila reda ili slična pravila.
Stavke koje su vam potrebne
-
dnevni red
-
minuta
Pripremiti i poslati pismeni dnevni red najmanje tjedan dana prije sastanka odbora. Svatko u odboru treba vremena da razmotri dnevni red i pripremi se za teme o kojima će se raspravljati tijekom sastanka.
Nazovite sastanak na vrijeme. To obično čini predsjednik odbora. Tajnik će uzeti u obzir svakoga tko je prisutan na sastanku dok vodi zapisnik. Pozivanje na sastanak kako bi se naručio na vrijeme potiče ljude da se pojave na vrijeme i pokažu poštovanje za sve članove odbora i njihovo vrijeme.
Podijelite kopije dnevnog reda i sva izvješća koja će biti predstavljena tijekom sastanka. Ako se odbor sastaje na neprekidnoj osnovi, dostavite kopije zapisnika prethodnog sastanka. Omogućite članovima odbora da pregledaju zapisnik, dnevni red i druga izvješća. Pitajte postoje li komentari o zapisnicima s prethodnog sastanka, a zatim pitajte postoji li neki prijedlog i drugi za prihvaćanje zapisnika.
Slijedite redoslijed dnevnog reda kako biste pokrili svaku stavku tijekom sastanka. Omogućiti podnošenje prijedloga koji su relevantni za točku dnevnog reda o kojoj se raspravlja. Prepoznajte svakog člana koji želi govoriti o prijedlogu. Dopustite jednoj osobi da govori istodobno i dajte svakoj osobi priliku da se čuje, ako je to moguće. Poziv za glasovanje o prijedlogu nakon završetka rasprave. U nekim slučajevima, članovi će predložiti amandmane, a predsjednik odbora će zatražiti glasovanje o amandmanima prije prijedloga.
Završite sastanak po završetku dnevnog reda ili kada stigne zakazano vrijeme sastanka. Predsjednik odbora može odgoditi sastanak bez prijedloga, drugog ili glasovanja. Tajnik bilježi sve nepotpune poslove kako bi ih se moglo staviti na dnevni red sljedećeg sastanka.
Savjet
-
Većina formalnih sastanaka odbora zahtijeva da kvorum članova bude prisutan kako bi sastanak bio valjan. Podzakonski akti organizacije će odrediti kako će se kvorum postići. Obično je to najmanje polovica članova.
