Upravljanje zapisima je obavezna funkcija tvrtki, neprofitnih organizacija, vladinih agencija, društvenih agencija, medicinskih, trgovačkih, financijskih, škola, fakulteta i sveučilišta te svih drugih vrsta subjekata koji generiraju informacije koje se trebaju čuvati određeno vrijeme. Pojedinačna kućanstva također moraju dobro voditi evidenciju. Upravljanje dokumentima je nadalje sustavan, organiziran, planiran i kontroliran proces upravljanja ili praćenja životnog ciklusa zapisa. Zapis može biti opipljiv papirni predmet ili može biti u digitalnom ili elektroničkom obliku. Zapisi se mogu čuvati na financijskim, medicinskim, informativnim, formalnim dokumentima, uredskim dokumentima, platnim listama, vladinim obrascima i porukama e-pošte među stotinama drugih vrsta zapisa. Upravljanje zapisima odnosi se na tri faze životnog ciklusa zapisa: stvaranje ili primanje zapisa; održavanje, sigurno pohranjivanje, dohvaćanje ili opća upotreba zapisa; raspolaganje zapisnikom.
Izrada zapisa
Stvaranje ili primanje zapisa je ono što stvara zahtjev za upravljanje zapisima. Bilo da se radi o prijavi za zapošljavanje, računu ili izvješću o kontroli inventara, nakon što je dokument kreiran, sve druge operacije ili upravljačke funkcije za taj zapis moraju se koristiti. Jedna od funkcija procesa upravljanja zapisima je određivanje protoka zapisa nakon što je kreiran ili primljen. Tko mora pregledati zapisnik? Gdje se zapis vodi nakon što su svi pregledali ili postupili po zapisniku (kao što je bilježenje plaćanja na račun)? Tko je odgovoran za sigurno čuvanje zapisa? Sva ova pitanja trebaju dobro upućene odgovore.
Održavanje zapisa
Održavanje zapisa uključuje razvoj operacija za pohranu zapisa. Prilikom pohranjivanja zapisa potrebno je ostvariti određen broj razmatranja, uključujući izradu dostupnih zapisa od strane onih koji se trebaju pozvati na informacije ili imaju pristup osobnoj prirodi zapisa. Druga strana dostupnog zapisa označava tko ne može imati pristup zapisu. Kada je dokument izvan njegovog skladištenja, od vitalnog je značaja za dobro upravljanje zapisima da ima uspostavljen sustav za određivanje tko ima zapisnik, gdje imaju zapisnik i kada namjeravaju vratiti zapis. Osiguravanje pravilnog vraćanja zapisa također je važan dio sustava upravljanja dokumentima. Sigurno pohranjivanje zapisa može uključivati pohranjivanje digitalnih kopija svakog zapisa izvan prostora u drugom uredu ili u sefu u banci. Zapise treba čuvati na suhom i hladnom mjestu kako bi se spriječilo oštećenje papirnih ili elektroničkih kopija. Arhivski procesi dio su faze održavanja upravljanja zapisima. Određivanje kada zapis postaje prikladan za arhiviranje dio je upravljanja zapisima. Odabir mjesta arhiviranja zapisa i vremena arhiviranja zapisa također su dio ove funkcije. Neki zapisi kao što su povijesni zapisi mogu se čuvati za život, a ponekad i izvan tvrtke. Za gradove, države i gradove, povijesni zapisi možda će se morati pohranjivati na neodređeno vrijeme.
Uklanjanje zapisa
Odlaganje zapisa u odgovarajućem vremenskom okviru je kritično. Odlaganje većine zapisa treba završiti uništavanjem. Razmatranja za odlaganje uključuju određivanje koliko dugo će se dokument pohraniti. Vremenski okvir za vođenje evidencije ovisi o prirodi zapisa. Neka skladištenja podataka diktiraju vladini propisi kao što su porezne evidencije, neke banke za upravljanje kreditima, a neke zakonske smjernice, kao što su dokumenti o osnivanju. To također uključuje utvrđivanje načina na koji se zbrinjavaju zapisi, kao što je uništavanje unutar tvrtke ili unajmljivanje vanjske tvrtke za rasturanje i razvoj sustava praćenja odlaganja također može biti od pomoći. Navedite koji su zapisi po kategorijama u kojima se odlažu, kako su odloženi i gdje mogu biti korisni za dugoročno upravljanje dokumentima. Nadalje, implementacija mehanizma za odjavu zapisa može pomoći da se osigura da svatko tko treba znati zna prije nego što se bilo koji zapisi unište.
Druga razmatranja za upravljanje zapisima
Nekoliko drugih opcija koje se mogu primijeniti u sustavu upravljanja dokumentima uključuju dokumentiranje i komuniciranje politika i procedura povezanih s upravljanjem svim dokumentima, razvijanje i provedbu kontrolnih mehanizama i procedura za svaku fazu upravljanja dokumentima i održavanje jednostavnog i jednostavnog načina komuniciranja i jednostavnog komuniciranja sustava upravljanja dokumentima upravljati.
Resursi za upravljanje zapisima o učenju
Postoje stotine dostupnih resursa za učenje učinkovitog upravljanja dokumentima. Tehničke škole, fakulteti i sveučilišta, online obuka i referentne knjige obiluju u lokalnoj knjižari ili knjižari koja može pomoći u razvoju učinkovitog i poštujućeg sustava za upravljanje zapisima. Također uvijek provjerite s lokalnim, državnim i saveznim propisima koji se odnose na specifična pravila za upravljanje zapisima.
