JISC InfoNet opisuje upravljanje zapisima kao sustavno upravljanje svim zapisima zajedno s informacijama ili podacima koje oni sadrže. U prošlosti su ti zapisi bili pohranjeni u papirnatom obliku, a svaka velika organizacija imala je registar, ponekad vođen vojskom činovnika. Danas su elektronički sustavi za upravljanje dokumentima preuzeli. I ručni i elektronički sustavi upravljanja dokumentima imaju jasne prednosti kao i nedostatke.
Dohvaćanje i dijeljenje podataka
Vodeći razlog zašto su mnoge organizacije prošle bez papira je lakoća s kojom elektronički sustav omogućuje pronalaženje i dijeljenje informacija. Kada se podaci čuvaju na papiru i pohranjuju u registar, dohvaćanje podataka predstavlja izazov. Osim toga, informacije može koristiti samo jedna osoba odjednom. Dok elektronički sustavi rješavaju ovaj problem, oni također dolaze s drugim izazovima.
Troškovi opreme i potencijal za zastarijevanje
Kada organizacija prođe bez papira, postoje ogromne količine podataka na papiru koje treba skenirati i pohraniti u digitalnom formatu. Hardver i softver potrebni za ovu vježbu koštaju znatnu količinu novca. Osim početnih troškova, značajan nedostatak elektroničkih sustava je u tome što i hardver i softver postaju zastarjeli u relativno kratkom vremenu. Hardver može zahtijevati promjenu u samo 18 mjeseci dok se softver mijenja svaka 2-3 godine.
Elektronički sustavi i problemi s ljudima
Implementacija sustava upravljanja elektroničkim dokumentima zahtijeva promjenu stavova zaposlenika. Sve radikalne promjene u organizaciji promatraju se sa skepticizmom od strane mnogih zaposlenika koji nisu sigurni kako će takve promjene utjecati na njih. Kada se stariji načini organiziranja datoteka zamjenjuju novim, zaposlenik osjeća gubitak kontrole i to se mora riješiti jamstvom poslodavca - i podržano uspjehom implementiranog sustava.
Sigurnost i druga pitanja
S povećanim dijeljenjem informacija koje elektronički sustav za upravljanje dokumentima omogućuje, dolazi i pitanje sigurnosti. Ako se ne uspostave odgovarajuće mjere, moguće je da povjerljive informacije o tvrtki završe u pogrešnim rukama. Štoviše, upravljanje zapisima može postati problem kada je sustav začepljen nepotrebnim zapisima (kao što su kopije dokumenata). Nije neuobičajeno pronaći situacije u kojima je značajna količina zapisa u stvari zapravo bezvrijedna pošta.
