Iako se riječi privitak i prilog često koriste u poslovnim pismima naizmjenično, one predstavljaju različite metode uključivanja predmeta. U najstrožem smislu, prilog se smatra dijelom pisma dok se prilog tretira kao poseban dokument. Za neke organizacije, kao što je vlada, upotreba za svaku od njih ocrtava se poslanom prepiskom, dok je za druge prihvatljiva uporaba.
Dodavanje privitka
Privitak je dokument koji je dio poslovnog pisma. Dodaje ili dalje opisuje informacije unutar slova. Neki primjeri uključuju proračunsku tablicu koja pruža vizualno objašnjenje financijskog fakturiranja ili prognoze, grafikon koji daje grafički prikaz poslovnih trendova ili proračuna. Prilikom slanja privitka uključite riječ "Prilog" na donjoj lijevoj strani slova s zarezom i brojem privitka. U tekstu pisma također trebate navesti da je neka stavka priložena (ili više priloga) koja poboljšava ili dodatno objašnjava informacije u pismu.
Uključujući i prilog
Prilog je dokument koji je uz poslovno pismo. Može stajati samostalno kao vlastiti dokument i ne zahtijeva da poslovno pismo objašnjava što je dokument ili kako ga tumačiti. Prilikom slanja priloga u poslovnom pismu, stavite slova "Enc" s zarezom ili napišite riječ "Enclosure" na dnu slova na lijevoj strani. Zatim stavite naziv dokumenta. To upozorava čitatelja da je drugi dokument uključen u korespondenciju. Jedan primjer dokumenta koji je prikladan za prilog je životopis uključen s popratnim pismom. Rezime je odvojen od slova i lako stoji sam.
Prilozi u e-pošti
U nekim situacijama ne postoji metoda za razlikovanje privitka i priloga. Jedna od takvih situacija je kada šaljete poslovno pismo putem e-pošte. Budući da ne postoji opcija za prilog, a e-pošta je oblik elektroničkog prijenosa, svi dokumenti poslani e-poštom postaju privitak. Privitak se dodaje e-pošti kao stavka koja se može preuzeti s tijelom poruke e-pošte.
Upotreba savezne vlade
Mogu postojati pravila za korištenje priloga i priloga u određenim ograncima federalne vlade. Primjerice, u svom priručniku za dopisivanje, Geološki zavod SAD-a opisuje kako rukovati prilogom i prilogom kada im šalje korespondenciju. Prema njihovom priručniku, pošaljite stavku kao privitak kada je korespondencija podsjetnik, a ako je to pismo, upotrijebite riječ prilog za dodatne dokumente. U oba slučaja, upišite "Prilog" ili "Prilog" dva retka ispod bloka potpisa. Na taj način čitatelju se govori da traži priloge ili privitke. Ako ih nema, zamolite ih da ih pošalju jer su trebali biti poslani s pismom ili dopisom.
Ako postoji više od jednog privitka ili priloga, navedite koliko "2 kućišta" ili "3 privitka". Ako se u tekstu ne identificira, upotrijebite dvotočku nakon riječi, nakon čega slijedi naslov dokumenta ili objašnjenje na sljedećem retku. Na primjer: "Enclosure:" (sljedeći redak) uvucite dva razmaka i dodajte "Resume of John Q. Adams" bez završetka interpunkcije. Kada postoji više priloga ili privitaka koji se ne spominju u tekstu, naslovu ili opisuju u zasebnom retku. Na primjer: 2 Prilozi: (sljedeći redak) uvlake dva razmaka i upišite: "Nastavi John Q. Adamsa (sljedeći redak) uvlačite dva razmaka i upišite: Popis nagrada i postignuća" bez završetka interpunkcije.
