U bilo kojoj uslužnoj djelatnosti, trgovac je dužan pružiti detaljan i potpun popis usluga pruženih u vrijeme završetka posla. I pojedinci i poslovni muškarci i žene koriste priznanicu za vođenje proračunske evidencije i, u nekim slučajevima, za porezne svrhe. Klijent nikada ne bi trebao tražiti račun, te bi ga trebalo automatski dati nakon pružanja usluga. Potvrdu treba držati što je moguće jednostavnijom, uz prenošenje troškova izvršenih radova i rada.
Zapišite grubi nacrt aktivnosti tijekom procesa zamjene ulja, uključujući kratak opis svakog segmenta posla, ukupan broj radnih sati i potrošeni materijal. Ako imate zaposlenike koji obavljaju servisne zadatke, razmislite o tome da im dostavite standardizirani popis za provjeru koji mogu označiti nakon dovršetka svakog zadatka.
Prenesite rad, vrijeme u ljudskim satima, količinu ulja u boci i druge predmete na novu stranicu u knjizi s potvrdama o ugljiku. Ove knjige dostupne su u uredskim trgovinama i trgovinama s tiskanicama, kao i na internetu. Napravite dva odjeljka za prijem: jedan za troškove rada i sat vremena i jedan za maloprodajne potrepštine korištene tijekom zamjene ulja. U odjeljku o radu navedite klijentu kratak opis svakog koraka koji ste poduzeli tijekom zamjene ulja, zatim unesite ukupnu cijenu u odgovarajući stupac za svaki unos retka. Navedite količinu i vrstu korištenog ulja, broj boca, filtre i druge prodane predmete, stavljajući ih u odjeljak maloprodajnih zaliha. Unesite ukupnu cijenu za sve zalihe korištene u odgovarajućem stupcu.
Postavite naziv tvrtke i datum pružanja usluga na vrhu potvrde, zajedno s telefonskim brojem ako klijent u budućnosti bude imao pitanja.
Izračunajte i zbrojite sve pojedinačne stavke retka rada i maloprodaje, a zatim dodajte porez na promet, ako je primjenjivo. Dodajte iznos poreza u podzbir, a zatim unesite ukupni iznos, uključujući poreze, u blok "Iznos koji se plaća" u donjem desnom kutu računa.
Napravite kratku bilješku na dnu potvrde koja prikazuje način plaćanja koji koristi klijent. Ako je klijent platio kreditnom karticom, napišite "Način plaćanja: kreditna kartica" i zadnje četiri znamenke broja kartice ako želite. Ako je klijent koristio ček, napišite "Provjeri" i navedite broj provjere.
Upozorenje
Kreditni zakoni sada zabranjuju poduzeću da cijeli broj kreditne kartice kupca stavi na račune. Da biste spriječili pravne posljedice, navedite samo posljednje četiri znamenke broja kartice, a ne cijeli broj.
