E-pošta je učinkovit i brz način slanja poslovne komunikacije u usporedbi s poštanskom uslugom. To je također i lakši način razmjene dokumenata. Neke stvari koje treba uzeti u obzir prilikom slanja poslovne poruke e-pošte s privitkom su njegova veličina, program koji se koristi za stvaranje privitka i mogućnost virusa. Također je važno zapamtiti da primatelj možda nije jedini koji vidi vašu poruku. Koristite profesionalni ton koji će ostaviti povoljan dojam.
Napišite redak teme koji adekvatno odražava poruku. Specifične teme će pomoći zaposlenicima da organiziraju e-poštu prema projektima tvrtke. Nejasni naslovi kao što su "Važno" ili "Molimo da pročitate" otežavaju pronalaženje poruka u budućnosti.
Sastavite poruku koja je sažeta i lako čitljiva. Zaposlenici moraju dnevno pregledavati velike količine poruka e-pošte i imati malo vremena za čitanje dugih poruka. Koristite čitljiv font, uključite puno bijelog prostora i na odgovarajući način koristite gornja i mala slova. Napišite poruku u tonu koji je ljubazan, ali profesionalan, i započnite i završite profesionalnim pozdravom.
Pogledajte prilog. Zaposleni radnici se često žure za vremenom i mogu zanemariti privitak ako se ne spominju. Neka primatelj zna što sadrži privitak i što s njim učiniti.
Provjerite jeste li dokument priložili prije slanja. Janis Fisher Chan, autor knjige "E-Mail: napiši ga dobro - Kako napisati i upravljati e-poštom na radnom mjestu", savjetuje da priložite dokument prije nego što počnete pisati poruku.
Neka vaš čitatelj zna što je program potreban za otvaranje datoteke. Microsoft Office Suite i Adobe Acrobat Reader često se koriste na radnom mjestu.
Razmislite o vremenu koje će primatelju trebati za preuzimanje privitka. Koristite program za sažimanje datoteka za velike datoteke, kao što je WinZip, ili razbijte datoteku na manje dijelove koje možete poslati zasebno. Uzimajući u obzir zaposlenog zaposlenika, dokument također možete zalijepiti u tijelo poruke.
Pročitajte poruku. Pravopisne i gramatičke pogreške izgledaju neprofesionalno. Također izbjegavajte korištenje slenga, kratica i emotikona u poruci. To mogu biti poznati pojmovi, ali su neprimjereni u poslovnim porukama.
Prije slanja skenirajte svoju poruku i priloženi dokument za viruse.
Uključite izjavu o odricanju od odgovornosti koja potiče čitatelja da skenira privitak prije nego što preuzme viruse. To može zaštititi vašu tvrtku od mogućnosti sudskog postupka ako primatelj primi virus putem vašeg privitka.
Upozorenje
Nemojte slati lančane poruke, spam ili viceve kao privitke. Oni su neprofesionalni i neprikladni.
