Poslovni scenarij sada se temelji na projektu. Projekti uključuju višestruko funkcionalne timove, a raznolikost mišljenja pomaže u inovacijama. Cilj mnogih poslovnih projekata je zadovoljiti i premašiti očekivanja kupaca. Integrirano upravljanje projektima nova je poslovna mantra, pri čemu je upravljanje projektom integralni proces izvršenja strateškog plana. Razumijevanje procesa životnog ciklusa projekta ključno je za sva područja rada, budući da rezultira boljom učinkovitošću.
Definicija projekta
Tvrtke se često oslanjaju na „projekte“ kako bi zadovoljile potrebe kupaca. „Projekt“ se razlikuje od svakodnevnih rutinskih aktivnosti i dugoročnih „programa“ određenim karakteristikama. Da bi se zvati projektom, zadatak bi trebao imati specifičan cilj, trebao bi biti jednokratni napor s uspostavljenim životnim vijekom. Projekti također imaju specifikacije izvedbe i ograničeni su vremenom, novcem, radnom snagom i drugim resursima. Svaki životni ciklus projekta karakteriziraju četiri faze: faza definiranja, faza planiranja, faza izvršenja i faza isporuke.
Upravljanje projektima
Upravljanje projektima je proces planiranja, raspoređivanja i kontrole projekata. Nekoliko čimbenika dovelo je do povećanja naglaska na učinkovito upravljanje projektima. Sve veća globalna konkurencija dovela je do komprimiranih životnih ciklusa proizvoda. Tvrtke se bave kraćim scenarijima razvoja proizvoda na tržištu. Eksplozija znanja s zajedničkim informacijskim mrežama i povećanim fokusom na kupce doprinijeli su većoj složenosti u prirodi projekata. Za to je potrebno učinkovito upravljanje projektnim timovima. Tvrtke istovremeno izvode brojne projekte. Stoga je raspodjela resursa i učinkovito upravljanje projektima od strateške važnosti.
Planiranje
Planiranje u kontekstu projekta podrazumijeva izradu plana za pravilno izvršenje projekta. Proces planiranja uključuje definiranje projekta, uključujući predloženi ishod projekta. Proces planiranja također uključuje jasno definiranje ciljeva i ciljeva projekta, specifikacije kvalitete, proračuna i vremenskih procjena te kontrolnih parametara. Ukratko, faza planiranja je faza za preispitivanje i ponovno potvrđivanje ciljeva i smjernica projekta i rješavanje bilo kakvih problema s podrivanjem. Pristupi u slučaju nepredviđenih okolnosti također su osmišljeni tijekom procesa planiranja kako bi se izbjegli zamke. U idealnom slučaju, proces planiranja trebao bi uključivati sve članove tima.
Zakazivanje
Zakazivanje projekata uključuje razbijanje projekta do jasno definiranih jednostavnijih zadataka. Ovo je također poznato kao "struktura kvara na poslu". Ova struktura omogućuje članovima tima razumijevanje složenog projekta u smislu jednostavnih ostvarivih zadataka. Zakazivanje također uključuje dodjeljivanje tih zadataka relevantnom osoblju i utvrđivanje vremena, novca i drugih ograničenja resursa za svaki zadatak. Na primjer, ako projekt želi organizirati konvenciju, onda će struktura podjele posla uključivati zadatke kao što su rezerviranje dvorane ili tiskanje brošura. Svakom zadatku dodijeljeni su određeni ljudi s ograničenjima vremena, novca i kvalitete.
Kontrolirati
Izvršenje projekta uključuje rješavanje neočekivanih događaja. Dok uspostavljanje jasnog plana i procesa raspoređivanja minimizira nejasnoće, voditelj projekta mora pažljivo kontrolirati kako bi se održalo vrijeme, kvaliteta i proračunski zahtjevi. Dva elementa kontrole projekta uključuju uspostavljanje i postizanje jasno definiranih ciljeva projekta i održavanje jasnih linija komunikacije. Prekretnice pomažu u praćenju napretka, a komunikacija pomaže u nadzoru i poboljšanju napora tima.
