Bilo da vodite malu tvrtku ili upravljate njenim financijama, bitno je da razumijete razlike između nadoknadivih troškova i oporezivog dohotka. IRS je posebno kada je u pitanju ono što se može klasificirati kao nadoknadiv trošak, a kazne mogu rezultirati ako to učinite nepropisno. Pažljivo vođenje evidencije i održavanje potvrda nužni su ako je vaša tvrtka ikada bila podvrgnuta reviziji.
Koji su nadoknadivi troškovi?
Kada pružate robu ili usluge za klijenta, može doći do slučajeva kada preuzimate troškove dodatne usluge ili stavke iz ljubaznosti prema tom klijentu. Možete izabrati da kupcu ne zaračunate te troškove. Ako to ipak učinite, iznos će se kasnije prikazati kao prihod u vašem kontnom planu. Budući da nije redovan prihod, postoji potreba za razlikovanjem.
U bilo kojem trenutku kada vi plaćate troškove u ime klijenta tijekom svog rada, ti troškovi spadaju u kategoriju troškova koji se mogu nadoknaditi. Primjerice, troškovi isporuke ili putni troškovi mogu se računati kao nadoknadivi troškovi. Troškovi goriva, obroci ili hotelske sobe mogu se također klasificirati kao nadoknadivi. Pod normalnim poslovanjem, obračunski tretman diktira da je to trošak kada ga podnesete i dohodak kada ga naplaćujete kupcu.
Ako ste mala tvrtka i koristite podizvoditelja, možda ćete morati nositi dodatne nadoknadive troškove koji se nazivaju prolazni troškovi. Na primjer, ako pružate usluge održavanja web-mjesta klijentu za 500 USD mjesečno, a plaćate podizvođaču 500 USD mjesečno za obavljanje posla, taj trošak nije prihod za vas, nego prijelazni trošak. Podugovaratelju ćete morati dostaviti obrazac 1099 na kraju fiskalne godine i pažljivo voditi evidenciju o tome što ste naplatili klijentu i što ste platili za isti posao.
Jesu li povrat poreza na dohodak?
Kada se nadoknada isplaćuje zaposleniku ili tvrtki, ona mora biti propisno zabilježena kako bi se smatrala neoporezivom. Primjerice, na plaću zaposlenika, naknada se mora zabilježiti kao takva, a ne samo uključiti u drugi dohodak zaposlenika. U kontnom planu vaše tvrtke morate imati na umu da je to trošak koji se nadoknađuje kada ga prvi put dokumentirate. Na taj način možete kasnije provjeriti s popisom prihoda kako biste potvrdili da nije oporeziva.
Pod uvjetom da su stavke troškova i prihoda ispravno dokumentirane i praćene, naknade se ne smatraju oporezivim prihodom. U ovom slučaju ne dobivate plaću za robu ili uslugu, već naplaćujete određenu količinu novca koja vam se kasnije vraća.
Pravilno praćenje troškova koji se mogu nadoknaditi
Uz ispravno dokumentiranje troškova koji se mogu nadoknaditi na vašem kontnom planu, trebate održavati pažljivu evidenciju. Podnesite sve račune, izjave ili drugu dokumentaciju koja se odnosi na trošak ako je uopće moguće. Čuvajte kopiju s poreznom dokumentacijom u fiskalnoj godini kako biste ju mogli uputiti u slučaju revizije ili bilo kakvih pitanja koja bi se mogla pojaviti. Bez odgovarajuće dokumentacije, IRS može tvrditi da je vaš povratni trošak trebao biti tretiran kao oporezivi dohodak, što bi dovelo do toga da vaša tvrtka duguje više na kraju fiskalne godine.
