Izrada i provedba proračuna od ključne je važnosti za bilo koju tvrtku ili organizaciju iz više razloga. Priprema kapitalnog proračuna nužna je kako bi se povećali profiti i smanjili troškovi. Većina tvrtki i organizacija obično planira proračun za razdoblje od 12 mjeseci, što omogućuje upravi da pogleda veću sliku. Kapitalni se proračun razlikuje od kratkoročnog proračuna time što razmatra dugoročna ulaganja, ispitujući kupnju ili nadogradnju stalnih sredstava kao što su zgrade, strojevi i oprema.
Odredite financijske ciljeve, jasno definirajući ciljeve organizacije za razvoj kapitala. Uključite vremenski okvir za postizanje tih ciljeva. Prioritetizirajte potrebe, a zatim odredite kako će financiranje tih potreba utjecati na proračun. Prije izrade konačnog proračuna, menadžeri trebaju razmotriti koje se mjere mogu poduzeti kako bi se poboljšala učinkovitost u određenim područjima, osobito kada se dogodi neočekivano.
Tražiti podršku za određene prioritete financiranja. Uzmite u obzir da neće biti dovoljno novca za financiranje svakog kapitalnog projekta na popisu želja vaše organizacije. Raditi s drugim članovima Odbora za financije pri utvrđivanju kriterija procjene za dodjelu prioriteta. Na primjer, potreba se može mjeriti trenutnim stanjem ili upotrebom fizičke imovine kao što su zgrade i oprema. S druge strane, razmatranje određenih projekata može se temeljiti na faktorima zdravlja i sigurnosti ili općoj koristi za zajednicu.
Prikupiti podatke potrebne za procjenu sredstava za potrebe kapitalnih izdataka. Analizirajte financijska izvješća uključujući račun dobiti i gubitka, bilancu i izvješće o novčanom tijeku kako biste bolje shvatili dugoročno financijsko zdravlje organizacije. Financiranje kapitalnih izdataka znači plaćanje dodatnih sredstava u interesu. Iako organizacija nije obično mudra za financiranje svog duga, plaćanje gotovinom može utjecati na novčani tok značajnim smanjenjem operativnog kapitala.
Razmotrite izvedivost bilo kakvih kapitalnih izdataka, kao što su nova gradnja, velika renoviranja ili nova oprema, najprije gledajući koliko će trajati oporavak troškova većih ulaganja. Ispitajte druge alternative i razmotrite jesu li troškovi projekta opravdani ili ako postoje načini smanjenja tih troškova. Konačno, utvrdite hoće li ulaganje u određeni kapitalni projekt povećati vrijednost organizacije kao cjeline. Imajte na umu da ćete možda morati braniti odluke o proračunu drugima u organizacijskoj hijerarhiji.
Nacrt prijedloga proračuna kojim se dodjeljuju sredstva procjenom ishoda prethodnih projekata u svim dugoročnim planskim naporima. Budući da je za razvoj kapitalnih projekata potrebno više godina, za procjenu uspješnosti često se koriste usporedbe iz godine u godinu. Odluka o ulaganju u nove projekte ili imovinu ne ovisi samo o dugoročnom trošku za financiranje projekta, već se oslanja i na novčani tijek koji se očekuje od projekta u narednim godinama. Proračun bi trebao detaljno odrediti kako će se financirati pojedinačni kapitalni troškovi. Čvrst plan potrošnje treba pokazati kako će se novac namijeniti za bilo kakva poboljšanja koja se preporučuju.
Mjeriti napredak redovitim nadzorom tijekom fiskalne godine. Planiranje kapitalnih projekata jednako se odnosi na mjerenje ishoda jer se radi o procjeni i odabiru kapitalnih projekata. Projekti se moraju dovršiti u vremenskom okviru i prema koracima koji su navedeni u proračunu.
Savjet
-
Svaki odjel unutar organizacije mora definirati svoje ciljeve i metode izvješćivanja o napretku. Glavni cilj razvoja kapitalnog proračuna je uspostaviti jasnu povezanost između pojedinačnih ciljeva odjela i opće misije organizacije.
Iako se kapitalni budžet usredotočuje na dugoročno planiranje, napredak treba mjeriti rutinski, bilo da je riječ o dnevnom, tjednom ili mjesečnom.
