Poslovna korespondencija obično je jezgrovita i dobro organizirana, pri čemu su misli pisca sažeto prikazane na jednoj stranici. Međutim, postoje slučajevi kada poruka koju trebate prenijeti zahtijeva dvije stranice. Pravilno formatiranje druge stranice poslovnog pisma osigurava da čitatelj ne previdi vaše posljednje misli.
Formatiranje zaglavlja druge stranice
Format drugog zaglavlja koji odaberete ovisi o vama, ali uvijek treba uključivati barem puno ime osobe kojoj je pismo napisano. Zaglavlje druge stranice također može uključivati broj stranice i datum pisma.
Neki pisci radije koriste jednu liniju na drugoj stranici poslovnog pisma. To je poznato kao horizontalni format. Na primjer, upisuju ime primatelja na krajnju lijevu marginu, centriraju broj stranice i upisuju datum opravdano do desne margine. S ovim formatom gotovo se čini da stvarate tri stupca.
Drugi način formatiranja druge stranice je korištenje formata bloka, što znači da upisujete ime primatelja na gornju liniju ispod margine od jednog inča, a zatim upišite broj stranice u sljedećem retku i datum na trećem retku. Na primjer:
G. Davey Jones
Stranica 2
1. listopada 2018
Umjesto da koristite marginu s desne strane, jednostavno prijeđite preko središta stranice gotovo do desne margine. Kada čitatelji pogledaju drugu stranicu, prva stvar koju vide je njihovo ime, broj stranice i datum. Na taj način, ako odaberete spajanje prve i druge stranice, područje za klamanje ne pokriva naslov na drugoj stranici.
Nakon što imate naslov na mjestu, trebali biste ostaviti tri prazna retka prije uključivanja ostatka poslovnog pisma. Budite sigurni da imate dovoljno teksta da biste opravdali drugu stranicu. Ako imate samo jednu ili dvije dodatne linije, pokušajte smanjiti svoje slovo na jednu stranicu. Također, pazite da ne započnete drugu stranicu svog pisma usred rečenice. Kada je moguće, započnite novi stavak na drugoj stranici tako da vaše pismo bolje teče.
Stvaranje margine druge stranice
Ako imate poslovno pismo od dvije stranice, možda ćete htjeti spojiti dvije stranice zajedno. Međutim, prihvatljivo je ako jednostavno složite dvije stranice svog pisma tako da stanu u omotnicu. Ako spajate stranice, čitatelj očito zna da je vaša poruka više od sadržaja na prvoj stranici. Međutim, ako odlučite da ne spajate, pobrinite se da počnete oblikovati dovoljno daleko od gornjeg ruba druge stranice kako bi čitatelj shvatio da je druga stranica jednako važna kao i prva. Jedna inča margina od vrha stranice je uobičajena. Tu započinjete naslov druge stranice.
Nabavite pravo na informacije o adresaru
Budući da druga stranica vašeg poslovnog pisma sadrži ime primatelja, važno je da ime primatelja bude ispravno napisano na prvoj stranici pisma, nakon čega slijedi njezin ispravan naslov i poštanska adresa. Na prvoj stranici poslovnog pisma podaci o primatelju prate datum i vašu povratnu adresu.
Ako niste sigurni o pisanju bilo kojeg od podataka o primatelju, provjerite web-lokaciju tvrtke ili nazovite tajnika tvrtke ili recepcionara. Nemojte riskirati sramotu i eventualno vrijeđanje primatelja korištenjem netočnih ili zastarjelih informacija.
