Stvaranje realnog rasporeda projekata jedan je od najvećih izazova s kojima se suočava voditelj projekta. Postoje neki uobičajeni problemi s planiranjem projekta koji se mogu predvidjeti i spriječiti, dajući svima koji su uključeni u projekt više povjerenja u raspored.
Procjena trajanja zadatka
Najosnovniji i najčešći problem s planiranjem projekta je procjena trajanja svakog projektnog zadatka. Većina ljudi podcjenjuje koliko će ih dugo trajati, što rezultira rasporedom koji odražava samo najbolji scenarij. Da biste to spriječili, svakom zadatku možete dodati vremena ako možete procijeniti koliko je vaš član tima podcijenio. (Mnogi ljudi dosljedno podcjenjuju određeni postotak.) Ili možete dodati nepredviđeno vrijeme kao zasebnu stavku u svom rasporedu. Premda se to ponekad mršti kao “padding” vašeg rasporeda, to je zapravo realan način da vaš plan bude precizniji.
Budite sigurni da ne propustite potrebne projektne zadatke. Lako je previdjeti one koje rade grupe izvan vašeg projektnog tima ili one koje stručnjak za procjenu misli da je toliko očigledan da ih ne treba spominjati.
Dodjela resursa
Većina rasporeda projekata temelji se na pretpostavci da će prava osoba biti dostupna točno kada je to potrebno. Ali ako vaša organizacija nema dobar način za dodjeljivanje ljudi projektima, to se možda neće dogoditi. Vaš raspored također mora realno prikazivati koliko vremena svaki član tima može potrošiti na vaš projekt, uzimajući u obzir druge projekte, operativnu podršku ili administrativne zadatke koje moraju obaviti.
Postavljanje datuma provedbe
U mnogim slučajevima, menadžment ili neki vanjski čimbenik odredio je datum provedbe projekta prije nego što razvijete raspored. Od vas se može tražiti da skratite vrijeme koje je planirano za neke zadatke kako biste ispunili potreban datum završetka. Trebali biste proaktivno priopćiti sponzoru projekta sve rizike povezane s tim izmjenama.
Upravljanje nepoznatim
Nepoznati događaji, kao što su promjene u poslovnom okruženju ili problemi s novom tehnologijom, mogu rezultirati duljim trajanjem projektnih zadataka od planiranog. Identificiranjem mogućih rizika na početku projekta moći ćete bolje upravljati bilo kojim događajem i time smanjiti njihov utjecaj na raspored.
Upravljanje promjenama
Promjene u opsegu projekta, zahtjevi koje treba ispuniti ili tehnologija koja se koristi mogu narušiti plan projekta. Takve promjene trebale bi proći kroz formalni proces upravljanja promjenama projekta kako bi sponzor projekta i klijenti mogli pristati na bilo kakve promjene u rasporedu, a ne da ih neugodno iznenade.
Procjena velikih projekata
Veliki projekt ima više međuovisnosti između zadataka i između radnih skupina ili pojedinaca. Ova razina složenosti otežava predviđanje rasporeda, koji će morati uključiti vrijeme za takvu koordinaciju.
