Da, učili ste to u osnovnoj školi - ili ste? U stvarnom svijetu, postoje prefiksi za imena koja treba razmotriti, brojevi u nazivima tvrtki i druge tvrtke poznate samo po akronimima njihovih prijašnjih imena. Odjednom, podnošenje po abecednom redu postaje malo složenije. Da ne biste "izgubili" datoteku koja je negdje, ali ne gdje ste prvi put mislili, trebate sustav. Ako te datoteke dijelite s drugima, sustav mora biti jednostavan i lako komuniciran. Podnošenje se vrši po jedinicama. Prva jedinica obično je prezime osobe. Ako dvije osobe dijele isto prezime, prelazite na drugu jedinicu, koja je njihovo prvo ime. Ako dijele oba, prelazite u treću jedinicu, kao što je srednje ime ili početno.
Prijenos imena pojedinaca prilikom podnošenja prijave upotrebom sljedećeg sustava: prezime, ime ili početno, srednje ime ili početno ime. Primjerice, John Q. Public bit će podnesen kao "Public, John Q."
Dodajte prefiksima prezimenima prezime kako biste napravili jednu riječ i datoteku po abecednom redu. Na primjer, John Q. De Public bio bi podnesen kao "DePublic, John Q."
Upišite zbunjujuće ime kako je napisano kada ne možete razlikovati ime ili prezime. Na primjer, Jon Q. John će biti podnesen kao "John, Jon Q."
Kombinirajte prezimena i spojene prezimena kako biste na odgovarajući način oblikovali jednu jedinicu i datoteku. Na primjer, John Q. Doe-Public trebao bi biti prijavljen kao "Doe-Public, John Q."
Naslovi datoteka koji su suštinski dio imena i ako ne postoji prezime kao prva jedinica. Na primjer, sveti Ivan Q. podnesen bi kao "Sveti, John Q."
Datoteku s imenima s naslovom zadnje jedinice. Dakle, otac John Q. Javni će biti podnesen kao "Javnost, John Q., oče."
Datoteke drugih naslova i nazive dodataka kao što su S., Jr., Mrs., ili Ph.D. kao posljednja jedinica. Na primjer, John Q. Public, Jr. bio bi podnesen kao "Public, John Q. Jr."
Datoteke tvrtki koje počinju s naslovom kao što je napisano. Na primjer, "Dr. Tvrtka za punjenje paprike "treba prvo podnijeti kao" Doktor ", zatim" Pepper ", itd.
Upišite sve kratice u nazive kao da su napisane. Primjeri uključuju "Saint" za St., "Fort" za Ft. i "Proizvodnja" za Mfg.
Podnesite posao kao što je napisano, s dvije iznimke: Ako je ime ime pojedinca, najprije datoteka po prezimenu ili ako je ime tvrtke toliko poznato da bi slijedom pravila došlo do zabune. Dakle, javna tvrtka John Q. bila bi podnesena kao "javna, tvrtka John Q." Međutim, tvrtka Marshall Fields bit će podnesena kao "Marshall, Fields, Company."
Podnesite naziv tvrtke od dva ili više prezimena kao što je napisano, pri čemu se svako ime smatra zasebnom jedinicom. Dakle, posao "Public, Doe & Jones" bio bi podnesen kao "Public", zatim kao "Doe", i konačno kao "Jones".
Podnesite naziv tvrtke koji se formira najprije slovima, a svako slovo kao drugu jedinicu. Na primjer, "WOW Fun" bi se zapisivao redom "W", zatim "O", a zatim "W". "Fun" bi bila posljednja jedinica.
Podnesite bilo koju tvrtku posesivnim ili množinskim apostrofima kao da ih nema. Na primjer, "Klub muškaraca" bi se podnio kao "Muški", a zatim "Klub".
Zanemarite članke, veznike i prijedloge prilikom podnošenja, osim ako je članak, spoj ili prijedlog suštinski dio imena. Na primjer, kraj dugog dana bio bi podnesen kao "kraj", "dug" i "dan". Stanfordski kardinali, međutim, bili bi podneseni kao "The", "Stanford" i na kraju "kardinali". Pjesmu "Under the Boardwalk" prvo podnesemo pod "Under", a zatim pod "Boardwalk".
Upišite numerička imena kao da su napisana i dajte brojeve s više od dvije znamenke odgovarajućom numeričkom vrijednošću. Na primjer, "Klub 900" prvo bi se podnio pod "Devet", a zatim pod "Sto" i na kraju pod "Klub".
Savjet
-
Ako je lokacija datoteke pomalo zbunjujuća - kao u situaciji s dva imena - unesite lažnu datoteku ili obojeni list papira koji se odnosi na drugu opciju.
Upozorenje
Osim ako ne želite provesti sat vremena ili tako tražiti neispravnu datoteku, ispravno refile svoje datoteke. Bilo koji sustav arhiviranja je beskoristan ako se ne koristi dosljedno.
