Kada obavještavate zaposlenika, dobavljača ili vlasnika police da se njihov ugovor ne obnavlja, morat ćete poslati pismo koje se ne može obnoviti. Pisanje ovog pisma s taktom i profesionalnošću može olakšati mirno razdvajanje, a da ne spominjemo štednju vremena i boli. Ovo je pomalo neugodan manevar; pismo koje se ne obnavlja mora biti u ravnoteži između čvrsto utvrđenog položaja i osjetljivosti na primateljeve emocije.
Jasno navedite svoju namjeru
Jasno navesti svoju svrhu. Dvosmislenost može kasnije otvoriti vrata zbunjenosti. Nakon navođenja imena tvrtke ili organizacije o kojoj se radi, objasnite da se čitatelj ne obnavlja. Za osjetljivija pitanja, kao što je radno mjesto, pismo treba slijediti telefonski poziv ili osobni sastanak na kojem se ukratko objašnjavaju razlozi neobnavljanja.
Primjer:
Primili ste ovo pismo jer nam trenutno dostavljate mjesečni servis za kavu za naš ured koji moramo otkazati sljedećeg mjeseca.
Navedite pozadinu
Dajte iskren razlog za ne-obnovu. Vaš primatelj zaslužuje valjano objašnjenje za odluku. U mnogim slučajevima razlog može biti jednostavan kao promjena politike, smanjenja proračuna ili redovito ukidanje radnog mjesta. Ako je odluka utemeljena na lošem učinku, to recite s primjerom. Izbjegavajte cattiness ili pretjerano optužujuće izjave; umjesto toga, ostanite mirni i profesionalni. Budite sigurni da imate specifična izvješća o incidentima kako biste poduprli bilo kakve izjave o pogrešnim radnjama ili lošim rezultatima u slučaju da odluka dođe u pitanje.
Primjer:
Ne obnavljate se zbog uspješnosti u radu, osobito u pogledu točnosti i predanosti poslu.
Raspravljajte o dostupnim opcijama
Objasnite opcije koje su dostupne primatelju. Za promjenu pravila navedite alternative i određeni datum raskida. U slučaju neobnavljanja ugovora na radnom mjestu ili dobavljaču, ključno je ne samo dati vremenski okvir, nego i upute koje se odnose na preostalo vrijeme odmora i odgovornosti. To je ujedno i prilika, ako se odlučite, obavijestiti primatelja o procesu podnošenja žalbe na ne-obnavljanje. Navedite kontaktne podatke za osobu zaduženu za taj proces ili vezu na odgovarajuću web-lokaciju za dodatne informacije.
Primjer:
Imajte na umu da će vaša usluga s nama biti ukinuta 1. veljače. Dok vam trenutačno ne trebamo vaše usluge, u budućnosti ćemo se možda povećavati, stoga svakako provjerite s nama kasnije tijekom godine kada ponovno procijenimo potrebe.
Brojevi uljudnosti
Budite ljubazni. U mnogim slučajevima, ne-obnova dolazi kao iznenađenje za primatelja, a može biti teško pismo za čitanje jer često predstavlja veliku promjenu u životu ili prihodu. Zahvalite zaposleniku, osiguraniku ili dobavljaču na njihovom vremenu i doprinosu u poslovanju i, gdje je to prikladno, poželite im sreću u njihovim budućim nastojanjima. Međutim, nemojte aludirati na bilo kakve sumnje ili sumnje u vezi s odlukom, jer to može sugerirati primatelju da on ili ona treba osporiti odluku, ili čak da je preda sudu.
Primjer:
Zahvaljujemo na vrijednom doprinosu koji ste dali našem poslovanju. Želimo vam sreću u budućim nastojanjima.
Odgovarajući format
Potpišite pismo svojim imenom i položajem. Navedite svoj naslov i podatke za kontakt kako bi primatelj razumio vaš autoritet u odluci i moći će vas kontaktirati s pitanjima. Ako jednostavno prijavljujete promjenu pravila, dodajte da je ne-obnavljanje u skladu s tim pravilima i priložite je kao referencu.
Budite sigurni da pročitate mali ispis
Ako imate pisani ugovor s osobom ili uslugom koju odaberete da se ne obnovi, svakako pročitajte sitni tisak. Možda postoje pojedinosti o tome kako i kada možete raskinuti ugovor koji morate slijediti kako ne biste naišli na kršenje ugovorne situacije. Ako se radi o ugovoru o automatskom obnavljanju, kao što je ugovor o mjesečnoj usluzi, postavite pismeni zahtjev za raskidom i pošaljite ga odgovarajućem odjelu. Obavezno navedite datum kada želite prekinuti uslugu. Na vama je da uključite razlog. Ako ne otkažete prije isteka razdoblja produljenja, možda ćete ostati bez naknade za ukidanje, stoga zabilježite sve rokove za otkazivanje kada sklopite ugovor o automatskom obnavljanju.
