Tvrtke, pojedinačni izvođači i neprofitne organizacije grade izjave o politici kako bi izrazile smjernice koje reguliraju izvršenje i sudjelovanje u njihovim uslugama. Ta pravila uspostavljaju protokole i postavljaju parametre kojima se moraju pridržavati svi koji sklapaju ugovor ili posjećuju lokaciju. Izrada tih politika započinje s unosom podataka iz svih organizacijskih cjelina, uz uspostavljanje izravne povezanosti s ciljevima tvrtke. Za pisce politika, istraživanje, priprema i odluke o formatima i distribuciji dominiraju glavninom procesa pisanja protokola.
Pripremite se za pisanje. Sakupite materijale za bilježenje, osigurajte određeno računalo ili program za obradu teksta i odaberite prostor za vođenje većine pisanja. Osim toga, odaberite osnovni jezik pravila ili protokola uzimajući u obzir stil pisanja i vrste fontova za dokument politike.
Održati sastanak s ključnim osobljem za unos o stvaranju nove politike ili dokumenta. Na primjer, parametri politike fizičke sigurnosti zahtijevaju od predstavnika za ljudske resurse i sigurnosnog osoblja da daju svoje mišljenje o zahtjevima politike. Uzmite prikupljene minute za sastanke za izradu pravila ili protokola iz prikupljenih informacija.
Procijenite tvrtku ili misiju usluge. Koristite jezik i primjenu misije tvrtke kao vodič za ukupni ton politike ili protokola. Primjerice, ponavljanje pažljivog planiranja i izvještavanja ima značajnu važnost za kreatore politike unutar zajednice za industrijsku sigurnost.
Istražite publiku. Izbrojite broj klijenata, izvođača ili zaposlenika koji čine primarnu publiku dokumenta politike. Identificirajte radnu ili poslovnu lokaciju tih pojedinaca kako biste odredili zahtjeve lokacije i distribucije. Osim toga, pregledajte opise radnih mjesta zaposlenika i ugovore za moguće uključivanje u dokument politike.
Pregledajte fizički izgled radnog mjesta ili poslovnog prostora. Dokumentirajte dimenzije, postojeće prometne putove i namjenska područja, kao što su toaleti i saloni zaposlenika, za upotrebu u izradi dijela protokola o okolišu i sigurnosti. Obratite se vanjskim agencijama, kao što su lokalna vatrogasna postrojba ili organizacija za zaštitu na radu, kako biste utvrdili zahtjeve kao što su ograničenja maksimalnog kapaciteta i obvezni uređaji za zaštitu od požara.
Pregledajte postojeće dokumente tvrtke. Prikupiti sva postojeća pisma o politici tvrtke, prethodne priručnike protokola i dokumente vezane uz usluge za uporabu u izradi novog dokumenta o politici i postupku. Identificirajte zastarjele informacije i po potrebi ažurirajte bitne podatke. Za obrasce koji zahtijevaju službene potpise, pronađite izvornog potpisnika ili odgovarajuću zamjenu ili zamjenu. Pravilno uklonite zastarjele podatke koji još uvijek mogu sadržavati osjetljive podatke.
Sigurnost i uporaba proizvoda za istraživanje. Distributeri proizvoda, trgovci na malo ili proizvođači moraju istražiti odgovarajuće mjere uporabe i sigurnosti prodanog ili proizvedenog proizvoda. Dodajte ove informacije u proceduralni odjeljak priručnika o pravilima o uslugama dok predstavljate podatke o sigurnosti i hitnim slučajevima. Dodajte podatke o sigurnom rukovanju i odlaganju za predmete koji postoje kao opasni materijali ili ih sadrže.
Izradite više formata. Knjige i elektroničke verzije pravila ili protokola pružaju praktičnost za publiku dokumenta. Dokumenti o elektroničkim pravilima omogućuju čitateljima da pregledaju pravila s više lokacija. Osim toga, format knjige ili tiskane kopije pruža fizičku verziju za brzi pregled kada je to potrebno.
