Tvrtke koriste priručnike za uredsku administraciju za obuku zaposlenika, stvaranje ili kupnju softvera te za poboljšanje učinkovitosti u uredu. Softver je velik dio uredskog poslovanja i zahtijeva postupke za definiranje računalnih operacija kao što su sigurnost, stvaranje baze podataka i pristup, protokol e-pošte i zaštita od virusa. Priručnik o postupcima često uključuje dijagrame toka koji pomažu u kreiranju ili kupnji softvera koji zadovoljava potrebe vašeg ureda.
Administratori ureda odgovorni su za obradu i upravljanje zapisima i dokumentima; priprema za sastanke, konferencije i posebne događaje; organiziranje putovanja; te komuniciranje s klijentima, upravom, dobavljačima i osobljem. Učinkoviti priručnik za postupke jasno opisuje uredsku praksu i što je moguće više detalja. Novi zaposlenik trebao bi moći pogledati priručnik za informacije o uredskim postupcima.
Stavke koje su vam potrebne
-
Vezivo s 3 prstena
-
Softver za obradu teksta
Kako pisati postupke upravnog ureda
Identificirajte postupke
Priručnik o proceduri uredske uprave sastojat će se od nekoliko postupaka. Počnite s najvišom razinom, većinom općih postupaka i radite do najsitnijeg. Trebao bi postojati dijagram toka na visokoj razini koji će pokazati kako se svaki postupak uklapa u tu kategoriju. Dijagrami toka olakšavaju obuku novih zaposlenika jer je to grafički prikaz njihovog tijeka rada. Donji primjer je jednostavna ilustracija nekih uredskih postupaka.
1. Uredski zapisi
1.1 Potrošni materijal 1.2 Podnošenje 1.3 Rukovanje poštom 1.4 Planiranje
1.3 Rukovanje poštom
1.3.3 Primanje pošte -> 1.3.4 Razvrstavanje pošte -> Zahtijeva trenutni odgovor? -> Da -> Označi kao hitno -> Isporuči ne -> Ne označi -> Isporuči
Prilikom pisanja priručnika navedite pisane detalje za svaki podnaslov. Na primjer:
1.3.3 Primanje e-pošte Pošta je razvrstana u poštanskoj sobi i dostavljena u svaki poštanski pretinac odjela do 10 sati. Pomoćnik u uredu preuzima poštu, sortira je (vidi 1.3.4) i određuje hoće li mail zahtijevati trenutni odgovor (vidi 1.3.5).
Prikupite informacije o postupku
To je najvažniji korak u procesu pisanja i zahtijeva najviše vremena. Provjerite jeste li razumjeli postupak koji opisujete i opseg projekta. Razumjeti publiku za ovaj postupak i kako se uklapa u postupke više razine. Tko su dobavljači postupka? Tko su vlasnici i predmetni stručnjaci? Tko su kupci? Kada jasno razumijete gore navedeno, slijedite ove korake:
- Napišite niz pitanja za intervju. Što trebate znati da biste napisali detaljan postupak?
- Provesti intervjue i dokumentirati rezultate.
- Stvorite dijagram toka koji prikazuje ulaz u proces, radne korake i izlaz.
- Pregledajte tokove dijagrama toka koje ste izradili s vlasnicima procesa.
Napišite nacrt priručnika
Odaberite format priručnika i osigurajte da se uprava slaže s tim formatom. Nacrtajte cijeli priručnik. Ne želite ponovno pisati priručnik jer ne postoji dogovor o formatu ili sadržaju. Upotrijebite registrator s 3 prstena tako da se izmjene i ažuriranja mogu lako izvršiti. Za svaki dokumentirani postupak uključite sljedeće:
- Titula
- Uvod
- Pregled
- Datum revizije
- Vlasnik postupka - Koristite naslove prema potrebi i izbjegavajte korištenje osobnih imena
- Dijagram toka s opisima korak po korak
- definicije
- Materijali ili softver koji se koriste u postupku
- Ilustracije, tablice, grafikoni i grafike prema potrebi
Pregledaj i uredi
Priručnik treba pregledati odgovorni rukovoditelj, vlasnik postupka i korisnik postupka. Ako je klijent izvan organizacije, svakako zatražite odobrenje uprave prije nego što zatražite pregled.
Možda želite da netko drugi osim autora prođe kroz svaki korak u procesu kako bi provjerio njegovu točnost i potpunost. Ako postoje zakonska ograničenja, pobrinite se da vaša unutarnja pravna organizacija pregleda priručnik za usklađenost.
Analizirajte i ispravite sve nedostatke pronađene tijekom postupka pregleda i napišite konačnu verziju. Dobijte konačne potpise odobrenja na odgovarajućoj razini prije objavljivanja dokumenta.
Odredite jednog vlasnika priručnika koji je odgovoran za dokumentiranje ažuriranja.
