Trening je srce svakog poslovanja. Bez obzira da li podučava kupce za dobrodošlicu i usluge ili koristeći sofisticiranu tehnologiju, tvrtke posvećene treningu uživaju u učinkovitijem i produktivnijem osoblju i pružaju bolju uslugu korisnicima od onih koji to ne čine. Neke poslovne kategorije imaju zakonski propisane zahtjeve za obuku. Microsoft Office Suite ima dvije mogućnosti za praćenje obuke zaposlenika: Microsoft Excel ili Microsoft Access. Excelov sustav može implementirati svatko s osnovnim iskustvom u proračunskim tablicama. Pristup, međutim, donosi sofisticiranije metode za izvješćivanje i praćenje.
nadmašiti
Očekuje se da će se popisi naziva sesija zaposlenika završiti. Na novoj proračunskoj tablici unesite ove naslove stupaca: "Ime", "Prezime" i naziv teme ili sesije u svakoj sljedećoj koloni, koristeći onoliko koliko je potrebno. Može se dodati i stupac za broj zaposlenika ili drugi identifikator. Odaberite naredbu "Ispis naslova" u grupi "Postavljanje stranice" na kartici "Izgled stranice" i stvorite redak "Naslov". Unesite "$ 1: $ 1" u polje "Redak naslova".
U odgovarajuće stupce unesite imena svih zaposlenika i sve identifikacijske brojeve.
Odaberite ćeliju "A1" i dok držite lijevu tipku miša, povucite za odabir svih redova i svih stupaca u koje će se unositi podaci. Odaberite naredbu "Formatiraj kao tablica" u grupi "Stilovi" na kartici "Početna". Provjerite polje "Raspon podataka" i označite okvir "Moja tablica ima zaglavlja".
Odaberite sve retke i stupce u koje će se unijeti datumi obuke. Na kartici "Početna" odaberite željeni format datuma iz padajućeg okvira "Općenito" u grupi "Broj". Spremite proračunsku tablicu.
Unesite odgovarajući datum u ispravan stupac i redak kada zaposlenik završi potrebnu obuku. Korištenjem formata "Tablica" omogućuje se sortiranje jednim klikom po stupcu pri izradi izvješća. Spremite proračunsku tablicu nakon svakog novog unosa podataka.
Pristup
Stvorite novu Access bazu podataka. Preimenujte "Tablicu 1" kao "Zapis o osposobljavanju zaposlenika" ili željeno alternativno ime. Otvorite "Prikaz dizajna tablice" iz grupe "Prikaz" na kartici "Početna". Prvo polje, "ID", postavljeno je kao primarni ključ prema zadanim postavkama. Pristup će automatski označiti ovo polje ili pomoću okna "Svojstva polja" možete stvoriti masku ili drugo oblikovanje kako bi zadovoljio vaše poslovne potrebe, kao što je dodavanje ID brojeva zaposlenika.
Unesite ove nazive polja i sva ostala polja za snimanje željenih podataka, kao što su "Ime," "Prezime", "Trening tema" ili "Datum završetka". Ostala polja za snimanje mogu uključivati "Ocjene", "Izvedbu" i "Napomene ili komentare". Postavite odgovarajuće podatke i svojstva formata. Ne zaboravite odabrati "Datum / vrijeme" za vrstu podataka polja "Datum".
Spremite stol. Prebacite se na "Prikaz tablice" u grupi "Prikaz" na kartici "Početna".
Odaberite "Čarobnjak za obrasce" iz grupe "Obrasci" na kartici "Kreiraj" da biste otvorili dijaloški okvir za dizajn. Odaberite svaki željeni "Raspoloživo polje" iz lijevog stupca i pomaknite se u stupac "Izabrano polje" pritiskom na gumb ">" za pojedinačna polja ili ">>" za pomicanje svih polja odjednom. Kliknite gumb "Dalje".
Odaberite željeni izgled obrasca iz dijaloškog okvira "Izgled". Kliknite gumb "Dalje". Imenujte "Obrazac" u sljedećem dijaloškom okviru ili zadržite zadano podudaranje s imenom tablice. Odlučite prihvatiti li čarobni oblik ili modificirati dizajn. Ako mijenjate obrazac, kliknite gumb "Dalje". Ako koristite zadani dizajn, kliknite gumb "Završi". Spremite obrazac.
Popunite podatke za svakog zaposlenika i trening kada su informacije dostupne. Upotrijebite prikaz "Obrazac" za unos podataka i prikaz "Tablica" za filtriranje podataka i izradu izvješća. Zapisi se automatski spremaju nakon unosa podataka.
Savjet
-
Excel omogućuje jednostavna pretraživanja i izvješća koja se temelje isključivo na sortiranju. Pristup dopušta sofisticirano vođenje evidencije i izvješćivanje, omogućujući višestrukim filtrima stvaranje izvješća od strane zaposlenika, treninga ili bilo kojeg drugog polja ili odabira podataka. Nazivi polja pristupa ne mogu imati razmake; stvorite opis običnog jezika u stupcima izvješća. Na primjer, polje "TrainingSessionName" može biti označeno kao "Sesija obuke" za izvješća.
Upozorenje
Ne koristite brojeve socijalnog osiguranja kao identifikacijske brojeve zaposlenika; to otvara poslovanje odgovornosti za krađu identiteta.
