Dobro napisana bilješka može vam pomoći da brzo dobijete odobrenje za kupnju računala za svoju tvrtku ili organizaciju. U memorandumu se mora jasno navesti potreba za računalima, zašto bi se sada kupnja trebala napraviti i jasno naznačiti sve moguće alternative. Memorandum bi se trebao temeljiti na poslovnim razlozima, a ne na osobnim željama.
Prikupite informacije o trenutnom stanju računala vaše organizacije. Saznajte ima li dovoljno računala za sve članove organizacije, njihovo radno stanje i kada su kupljeni. Saznajte izvornu cijenu i usporedite je s trenutnim cijenama. Prikupite podatke o novcu utrošenom na popravke. Dokumentirajte kvalitetu opreme i je li zastarjela. Intervjuirajte ljude koji koriste trenutna računala. Raspitajte se o tome što im se sviđaju ili ne. Pitajte jesu li osjetili da su njihova računala kod kuće bolja od njihovih uredskih računala, i ako da, zašto.
Obratite se svojim vršnjacima u drugim organizacijama. Prikupite što više inteligencije o računalima koje koriste, koliko dugo su u upotrebi i planovima za nadogradnju.
Razmislite o korištenju prikupljenih podataka kako biste dovršili SWOT analizu. SWOT se zalaže za prednosti, slabosti, prilike i prijetnje. SWOT analiza je osobito korisna kada pokušavate opravdati veliku kupovinu za veliku organizaciju. Međutim, priprema SWOT-a za svaku odluku mogla bi vam pomoći da izgradite bolji argument. SWOT analiza pomoći će vam odrediti koliko je vaša računalna tehnologija danas jaka, njene slabosti i mogućnosti za poboljšanja. Također će pregledati prijetnje, kao što je kako vaša tvrtka može zaostati za vremenom i izgubiti posao konkurentima ako se nastavi s zastarjelom tehnologijom. Naposljetku, prikupite informacije o cijenama od nekoliko dobavljača.
Napišite bilješku koristeći sve podatke koje ste tražili. Budite sigurni da se usredotočite na poslovni slučaj za kupnju; stvarna narudžbenica će doći kasnije. Tvrdite jasno i uvjerljivo. Predstavite dopis i dobijete odobrenje.
