Kada upravljate projektom ili timom, na kraju ćete morati kupiti proizvode ili usluge od vanjske tvrtke. Tvrtke imaju protokole koji detaljno opisuju određene iznose dolara koje zaposlenici mogu ovlastiti u ime tvrtke. Ako je kupnja koju želite izvršiti viša od navedenog praga, nadzornik mora odobriti kupnju. U tim se slučajevima prijedlog kupnje koristi za opravdanje potrebe za kupnjom, osobito kada će troškovi biti veliki ili će utjecati na značajan dio poslovanja.
Izradite usporednu tablicu. Tablica bi trebala navesti svakog pružatelja robe ili usluge koju tražite i sadržavati relevantne atribute koji se odnose na ponudu. Na primjer, ako tražite dobavljača za pružanje timskih aktivnosti za osoblje, kategorije će uključivati: naziv tvrtke, lokaciju, opcije aktivnosti, opcije po cijeni, uključeno osoblje, prošle klijente i preporuke / reference. Uključite što je moguće više atributa "na prvi pogled". To će olakšati pregled podataka.
Učinite svoje istraživanje. Sastavite popis od tri do pet dobavljača koji isporučuju dobra ili usluge koje tražite. Uključivanje više dobavljača u svoj prijedlog ukazuje na dužnu pažnju i pomaže menadžeru da brzo shvati vaše mišljenje. Od svakog dobavljača nabavite pisani citat i popunite tablicu usporedbe njihovim podacima. Plan u skladu s tim, kao što neki prodavači zahtijevaju vrijeme za isporuku ponude. Dobiti predanost od vašeg dobavljača kontakt kao da kada ćete dobiti pisani citat. Naposljetku, pitajte dobavljača za reference od tvrtki s kojima posluju i koje su slične vašim.
Nazovite reference dobavljača. Svi drugi atributi, kao što su cijena i usluga, mogu se smatrati jednakima, ali neće svi dobavljači biti prikladni za vašu tvrtku. Dobavljač može imati pravi proizvod, ali ga ne može pouzdano isporučiti na vrijeme. Prodavači usluga možda nemaju iskustva s vašom vrstom tvrtke, ali se dobro slažu s drugim vrstama. Reference će vam pomoći u zaštiti od takvih problema i ojačati valjanost vašeg prijedloga.
Odlučiti. Usporedite dobavljače na temelju atributa koje ste definirali, referenci i pisanih citata. Podijelite svoje nalaze s kolegom čije mišljenje smatrate vrijednim i zatražite njezin doprinos. Ostanite objektivni i odaberite proizvođača koji ima najveću vrijednost za tvrtku.
Stvorite bilješku. Obratite pismo donositelju odluke o kupnji. Napišite kratku izjavu o namjeri kupnje i jasno navedite zašto je kupnja potrebna i koje će koristi imati za tvrtku. Ako možete izračunati povrat ulaganja, svakako uključite te pojedinosti u dopis. Također uključite istraživanje koje ste proveli, obrazložite svoju odluku i povezane kratkoročne i dugoročne troškove kupnje.
Dostavite dopis nadzorniku. Uključite prijedloge dobavljača i usporednu tablicu kao privitke. Zakažite sastanak sa svojim nadređenim kako biste detaljno razgovarali o kupnji. Pokušajte predvidjeti pitanja koja će vaš nadzornik imati i doći na zakazani sastanak s jakim, sigurnim odgovorima.
Savjet
-
Odvojite tekuće troškove i troškove postavljanja na usporednom grafikonu.
