Recimo da ste menadžer u tvrtki i nadzirete nekoliko zaposlenika. Želite da zaposlenici razumiju svoje radne dužnosti, jer morate ocijeniti njihov radni učinak godišnje. Odlučili ste da bi im to pomoglo ako bi mogli vidjeti radne obveze u dijagramu tijeka. Često je lakše razumjeti proces ako ga se može vidjeti na slici ili dijagramu, kao iu naraciji.
Nabavite softver dijagrama tijeka ili ako to želite učiniti ručno, nabavite predložak dijagrama tijeka sa svim simbolima dijagrama tijeka. Proučite simbole kako biste razumjeli što oni predstavljaju, pa ćete ih ispravno koristiti prilikom izrade dijagrama toka. Kada shvatite simbole dijagrama tijeka, izrada dijagrama tijeka bit će jednostavna.
Kronološkim redom napišite korake svakog posla za svaku osobu koju nadzirete na zasebnim listovima papira. Neka svaki zaposlenik pregleda korake koje ste naveli i obavijesti vas o svim koracima koje ste možda propustili kako biste ih mogli dodati na popis i uključiti ih u dijagram toka.
Koristeći softver dijagrama tijeka ili predložak stvorite dijagram toka za svaki posao koji nadzirete. Uključite svaki korak u dijagramu toka za svaki posao koji ste naveli u drugom koraku. Jednostavno nacrtajte primjenjivi simbol za svaki korak posla u ispravnom redoslijedu i na ispravnom mjestu gdje se korak izvodi.
Pružite prvi nacrt dijagrama toka zaposleniku koji ispunjava te dužnosti i zatražite njegove komentare na dijagramu toka. Neka identificiraju sve korake koje ste možda propustili ili koje ste možda pogrešno slijedili.
Ponovno proučite dijagrame toka uzimajući u obzir komentare provedbom svih promjena u dijagramu toka koje se smatraju potrebnim. Ako se ne slažete s zaposlenikom o komentarima ili promjenama dijagrama tijeka rasprave, razgovarajte o tome s zaposlenikom i objasnite zašto se ne slažete i pružite mu / joj priliku da odgovori. Možda znaju nešto što ne znate ili nemate uvid ili perspektivu na poslu koji vi ne znate i kada shvatite njegovo / njezino gledište, možete se složiti s njihovom promjenom.
Dajte zaposlenicima kopiju gotovog dijagrama toka posla. Također, za one poslove koji su dio procesa možda želite podijeliti druge dijagrame toka sa svim zaposlenicima koji su uključeni u taj proces kako bi razumjeli cijeli proces. To će olakšati obuku i omogućiti zaposlenicima da znaju da su dio većeg procesa koji je ključan za poslovanje.
Stavite kopiju dijagrama tijeka u registrator prstena za buduće potrebe i svrhe obuke.
