Memorandum - skraćenica za memorandum - je pisana komunikacija koja bilježi informacije koje treba podijeliti s grupom ljudi u profesionalnom okruženju. Iako se memorije mogu formatirati u raznim predlošcima, važno je uključiti značajne dijelove dopisa tako da će vaš podsjetnik poslužiti kao učinkovit komunikacijski alat.
Naslov
Zapis mora imati naslov koji navodi pošiljatelja, primatelja, datum i predmet. Kad na memorandum uključite ime pojedinca, napišite njegov naziv nakon njega. U polje "Iz" uključite svoj naziv posla nakon svog imena. Naslov se nalazi na vrhu bilješke, prije teksta. Ako je dopis hitan, u vašem uredu može biti uobičajena praksa da napišete riječ "Hitno" na vrhu naslova.
Pregled koji slijedi iza naslova ukratko objašnjava sadržaj dopisa. U pregledu predstavite svrhu dopisa, kao što je predstaviti ideju ili odgovoriti na zadatak koji ste dobili. Pregled daje čitatelju osnovnu ideju o tome što je memorandum, tako da ona može odlučiti hoće li čitati dopis odmah ili kasnije.
Kontekst
Odjeljak konteksta bilješke daje pozadinu informacija koje se prezentiraju. To pomaže čitatelju da shvati povezanost dopisa s poslovnim odnosima. Na primjer, možete napisati: "Zbog naprednih tehnoloških protokola …" Ova fraza, kao i druge slične, pomažu čitatelju da stavi memo u kontekst s onim što se događa u poslovanju.
Zadaci i rješenja
Ako je svrha vaše bilješke objasniti zadatke koje ćete obavljati kao odgovor na kontekst, to možete reći u sljedećem dijelu podsjetnika. Na primjer, možete reći: "Ja ću tražiti istraživanje tržišta za tehnologiju …" To daje čitatelju ideju o sljedećim koracima koje poduzimate. Ako je vaš dopis predstaviti rezoluciju, možete napisati: "Moji nalazi zaključuju da nova tehnologija ne bi koristila našoj tvrtki jer …"
Detalji
Neki podsjetnici zahtijevaju uključivanje pojedinosti. Ako trebate uključiti statističke podatke, podatke ili podatke o istraživanju tržišta, navedite te pojedinosti u novom stavku. Te potporne ideje poznate su kao dio dopisa o raspravi.
Zaključak
Završite svoj dopis sa kratkim zaključkom koji čitatelju govori ono što se nadate da će ga čitati. Završni segment također bi trebao dopustiti čitatelju da zna za pitanja ili komentare za raspravu.
Prilozi
Ako pogledate grafikone, grafikone, pravila, izvješća, minute ili druge poslovne dokumente u svom dopisu, priložite ih na stražnju stranu bilješke. Na stranici s bilješkama uključite bilješku na dnu koja je priložena jedan ili više dokumenata.
