Probna bilanca je izjava koju je izradila tvrtka koja navodi sve račune u glavnoj knjizi zajedno sa stanjem svakog računa. Izrada probne bilance je postupak koji se obično izvodi na kraju svakog mjeseca i godine. Probna bilanca koristi se za pripremu bilance i računa dobiti i gubitka na kraju svakog razdoblja.
Naslovi računa
Probna bilanca napravljena je u glavnoj knjizi koja sadrži tri stupca. (Glavna knjiga je knjiga tvrtke koja bilježi sve račune i tekuća stanja u svakom trenutku.) Prvi stupac, na lijevoj strani dokumenta, služi za uvrštenje računa. Svi računi koji sadrže saldo u glavnoj knjizi tvrtke upisuju se u naziv računa. Računi su navedeni u određenom redoslijedu koji počinje s imovinom. Nakon imovine su obveze, kapital, prihodi i računi rashoda. U računovodstvu su računi uvijek navedeni u ovom posebnom redoslijedu. Ako račun u knjizi ima saldo nula, on se izostavlja iz probne bilance.
Dugovanja i krediti
Posljednja dva stupca u probnoj bilanci su određena za stanja na svakom računu. Prvi je stupac zaduženja, a kreditni stupac je drugi. U računovodstvu su dugovanja uvijek na lijevoj strani i krediti na desnoj strani. Saldo sa svakog računa se prenosi iz stanja u glavnoj knjizi. Važno je da se iznosi računa pravilno prenesu. Kao pravilo, računi za imovinu i troškove imaju dugovanja. Obveze, računi vlasničkih vrijednosnih papira i prihodi imaju saldo kredita.
Ukupan rezultat
U stupcima debit i kredit izračunavaju se ukupni iznosi. Svi iznosi u stupcu zaduženja zbrajaju se i ukupni se iznos nalazi na dnu popisa. Svi iznosi u kreditnom stupcu zbrajaju se i ukupan iznos kredita se također nalazi na dnu lista. Ta se dva iznosa moraju podudarati. Ako to ne učine, napravljena je pogreška negdje usput. Nakon provjere tih dvaju iznosa, pod njih se stavlja skup dvostrukih linija, što znači da je probna bilanca završena.
