Pozdrav poslovnog pisma je nešto što će čitatelj vidjeti prije čitanja ostatka pisma. Loše napisani pozdrav može uvrijediti čitatelja i postaviti loš ton za ostatak pisma. Obično biste trebali uzeti formalni i poštujući pristup prilikom izrade nacrta poslovnog pisma. Ako niste sigurni, adresiranje nekoga po naslovu i prezimenu je uvijek prikladno. Međutim, postoje slučajevi u kojima se imena mogu koristiti u poslovnim pismima.
Pravilo palca
U poslovnoj korespondenciji ljudi su općenito upućeni naslovom i prezimenom. To je najradikalniji i najtradicionalniji način adresiranja poslovnog pisma, uključujući poslovna pisma putem e-pošte. Međutim, u nekim je slučajevima prihvatljivo koristiti ime. Bez obzira na to kako se odlučite obratiti osobi u poslovnom pismu, dvotočka se obično koristi nakon svakog poziva.
Familijarnost
Ako ste s osobom kojoj se obraćate u pismu na bazi imena, općenito je prihvatljivo da se obratite osobi po njegovom imenu iu vašem pismu. Osim toga, možete uzeti znakove iz prethodne korespondencije iz poslovnog kontakta da biste ustanovili možete li koristiti prvo ime. Primjerice, prihvatljivo je obratiti se osobi po poslovnom pismu, ako vam je poslao dopisivanje i potpisao ga koristeći svoje ime. To je znak da možete koristiti neformalniji pristup.
Dvosmislena imena
Kada pišete nekome koga nikada niste upoznali, a ime je dvosmisleno, kao što su Pat, Leslie ili Chris, poslovnom pismu možete uputiti ime i prezime kako biste izbjegli pogrešno korištenje rodno specifičnog naslova. Druge rodno neutralne pozdrave mogu se upotrijebiti umjesto da izbjegavaju ime, kao što je "Za koga se tiče" ili "Poštovani gospodine".
Kada ne koristiti imena
Poslovno pismo koje je formalno ili pravno po prirodi treba uvijek nasloviti na ime i prezime, bez obzira na poznavanje čitaoca. Kada se obraća ženama, pisac nikada ne smije prihvatiti bračno stanje; neutralni izraz "gospođa" treba koristiti samo ako žena izričito ne implicira da preferira "gospođu". tako što ćete je koristiti u vlastitoj poslovnoj korespondenciji ili vam reći. Ako osoba ima profesionalni naziv, kao što je "Dr.", uvijek je najbolje koristiti ovaj naslov.
