Kada se odlučite za izdavanje kreditnih kartica određenim zaposlenicima trebate uspostaviti pravila i propise koji reguliraju korištenje tih kartica. Također je dobra ideja da se uspostavi skup postupaka koji će pomoći u praćenju potrošnje kreditnih kartica i držati potrošnju pod kontrolom. Kreditne kartice tvrtke trebale bi se izdavati samo zaposlenicima kojima su potrebne u poslovne svrhe, kao što su troškovi putovanja ili ureda. Jedna od odredbi kreditne kartice tvrtke trebala bi biti da zloupotreba kartice rezultira raskidom.
Osobna upotreba
Poslovne kreditne kartice mogu pružiti prikladan način za financiranje povremenih kupnji i službenih putovanja, ali predstavljaju i značajnu priliku za zlouporabu. Dobre politike i procedure mogu pomoći u zaštiti poduzeća od zaposlenika koji koriste kartice za pokriće svojih osobnih troškova i mogu zaštititi zaposlenike tako što će im dati do znanja koje vrste kupnji mogu sigurno napraviti bez straha od odmazde.
Jedan od načina zadržavanja kreditne kartice tvrtke od strane zaposlenika za osobnu upotrebu je izdavanje kartica samo zaposlenicima koji pokazuju dobru financijsku odgovornost. To može zahtijevati provjeru kreditne sposobnosti zaposlenika koji se smatraju karticom. Treba izraditi politiku koja zabranjuje korištenje kreditnih kartica tvrtke za osobne kupnje. Da bi se to olakšalo, kartice bi se trebale izdavati zaposlenicima putem tvrtke, a tvrtka bi trebala primati mjesečni račun. Od zaposlenika se treba zahtijevati da podnesu obrazac za trošak kako bi naznačili svaki trošak koji se tereti za njihovu karticu. Ako se troškovni list ne podudara sa stvarnim računom, tada može doći do osobne uporabe kartice. Ovaj sustav provjera i ravnoteže pomaže zaposleniku da podsjeti da su odgovorni za korištenje njihove kartice.
prethodno odobrenje
Kreditna kartica tvrtke trebala bi se koristiti samo u poslovne svrhe, ali kada je zaposlenik na putu zabavan za klijente, granica između poslovne svrhe i osobne upotrebe može biti nejasna. Tvrtka mora unaprijed odobriti svaku upotrebu kreditne kartice tvrtke. Za varijabilne troškove, kao što su zabavni klijenti, treba usvojiti protokol koji opisuje i definira prihvatljive oblike zabave. Prije zabavnih klijenata, zaposleniku treba dati unaprijed određenu granicu koliko će tvrtka platiti za troškove na kreditnoj kartici tvrtke. Troškovi nad unaprijed određenim iznosom bit će odgovornost zaposlenika, a korištenje kreditne kartice u svim neodobrenim oblicima zabave trebalo bi rezultirati raskidom.
Odgovornost
Budući da će se kreditne kartice tvrtke koristiti samo u svrhu unaprijed odobrene tvrtke, dobro je da ne dopustite zaposlenicima da nose s njima kreditne kartice tvrtke, osim u određene svrhe. Izdavanje kreditnih kartica samo po potrebi može pomoći da se osigura da nema neovlaštenih optužbi na kreditnim karticama tvrtke.
