Vaša tvrtka mora ispuniti obrazac W2 svake godine za svakog zaposlenika. Ovi obrasci predstavljaju informacije koje utječu na porezne izračune, uključujući plaće, državni i federalni porez na dohodak, te mirovinske doprinose. Zaposlenik je odgovoran za slanje kopije obrasca zajedno s godišnjom poreznom prijavom Poreznoj upravi. Ispunjavanje W2 je relativno jednostavno ako imate softver za porezno knjigovodstvo za praćenje brojeva.
Format po pravilima
Vaš računovodstveni softver može automatski popuniti pojedinačne okvire na obrascu s pohranjenih podataka i izračuna. IRS zahtijeva standardni, tipizirani ili tiskani crni Courier font od 12 točaka bez ispravaka i svih unosa koji se u potpunosti uklapaju u okvire. Obrazac je strojno pročitan, a ako je izbačen zbog neispravnog oblikovanja, ili za pisanje rukom ili u pogrešnoj boji, morat ćete ga ponovno poslati.
Detaljniji opisi
Prikažite ukupne plaće, odbitak i sve druge odgovarajuće podatke u ispravnim okvirima. Porezna uprava pruža priručnik "Informacije za obrazac W2", koji je dostupan ili u tiskanom obliku ili na internetu, s detaljnim pregledom potrebnih informacija. Neke su kutije isključivo informativne, ali i dalje obvezne. Primjerice, prikazivanje koda DD u okviru 12 govori IRS-u da poslodavac prijavljuje svoj doprinos kvalificiranom zdravstvenom planu, koji je isključen iz oporezivog dohotka zaposlenika. Funkcije okvira mogu se promijeniti jer porezni zakon stvara nove zahtjeve za izvješćivanjem.
Distribucija dokumenta
Datoteka Kopija A obrasca W2 s Upravom za socijalnu sigurnost, kojoj su potrebne informacije za zapisnik o plaćama i doprinosima zaposlenika. Pošaljite kopiju 1 u državnu ili lokalnu poreznu jedinicu, ako to zahtijeva zakon. Kopija B, Kopija C i Kopija 2 prelaze zaposleniku, a Kopija D za zapise poslodavca. Rok za podjelu obrasca i datoteke varira svake godine. Krajnji rok za podnošenje prijave za 2014., na primjer, je 2. ožujka 2015., a rok za distribuciju zaposlenicima je 2. veljače 2015. Možete zatražiti produženje roka za prijavu u IRS Obrazac 8809. Trebala bi postojati trajna kopija W2 u vašem računovodstvenom sustavu. IRS zahtijeva od vas da zadržite obrazac, čak i ako se ne može dostaviti zaposleniku, četiri godine.
Uštedite vrijeme s BSO
Poslovne usluge za socijalnu sigurnost možete koristiti za izradu i / ili učitavanje elektroničke verzije W2s-a, koji se također može ispisati za zaposlenike. Ako vodite malu tvrtku, to predstavlja alternativu spajanju W2s kroz vlastiti računovodstveni sustav ili njihovo ručno izvršavanje. SSA stranica zahtijeva registraciju. Morate imati web-preglednik s 128-bitnim šifriranjem i omogućenim kolačićima te Adobe Acrobat Reader za izradu dokumenata na mreži.
