Pisma koja se prenose, koja se nazivaju i propratna pisma, prate faksove i e-poštu da bi se opisao sadržaj dokumenata poslanih faksom ili datoteka priloženih e-pošti. Prenosna pisma također osiguravaju da se dokumenti daju pravoj osobi ako su poslani na zajedničku faks ili adresu e-pošte. Ta su pisma obično kratka i samo prenose potrebne informacije. Budući da su prijenosna pisma oblik poslovne korespondencije, morate slijediti određene standarde da biste ih ispravno napisali.
Upišite svoje ime ili naziv tvrtke, adresu, broj telefona i druge podatke za kontakt na vrhu dokumenta i smjestite ih na desnoj strani stranice. Umjesto toga, možete napisati pismo na memorandumu tvrtke.
Preskočite liniju i navedite datum pod podacima na desnoj strani stranice.
Na lijevoj strani stranice upišite ime primatelja, adresu i, ako je primjenjivo, broj računa ili druge podatke za identifikaciju, dva retka od datuma.
Posebno adresirajte pismo osobi koja će je primiti. Ako ne znate ime osobe, dovoljno je napisati "Poštovani gospodine".
Navedite razlog pisanja pisma u prvoj rečenici. Navedite ako šaljete životopis, poslovni prijedlog, izvješće ili informacije o proizvodu ili usluzi.
U drugom stavku navedite osnovne informacije o dokumentu koji šaljete. To može uključivati datume do kojih čitatelj mora reagirati na informacije sadržane u dokumentu ili, ako dokument ima više stranica, kratko objašnjenje uključenih stranica. Možete također podsjetiti čitatelja na bilo kakve razgovore ili korespondenciju koju ste imali s njim u vezi s tim dokumentom.
Zahvalite čitatelju na njezinu vremenu u posljednjem odlomku i zamolite je da vas kontaktira ako ima bilo kakvih pitanja.
Na dnu stranice upišite svoje ime, naslov i podatke za kontakt, kao što su adresa e-pošte ili telefonski broj. Navedite svoj potpis iznad svog imena.
