Povjerljivi podaci su svi podaci koje želite zadržati potpuno privatne, bilo zbog poslovnih ili osobnih razloga. Ako šaljete povjerljive informacije drugoj strani, to je rizična radnja. Trebali biste osigurati povjerljivu poruku baš kao što biste zaštitili sve što smatrate da ima visoku vrijednost.
Zajednički scenariji
Tvrtke obično šalju povjerljive informacije drugim poslovnim suradnicima ili kolegama u vezi s najtajnijim projektima. Jedan primjer je ako jedna tvrtka razmatra spajanje s drugim, mora priopćiti predloženi plan i ne želi da konkurenti tek znaju. Još jedan uobičajeni scenarij u kojem jedna strana mora prenijeti povjerljive informacije jest ako filmski pisac želi poslati neobjavljenu skriptu redatelju. Poslodavac bi mogao poslati kandidatu povjerljivu ponudu za zapošljavanje ili bi kandidat mogao zatražiti da njegova prijava bude privatna. U sva tri slučaja mudro je sastaviti propratno pismo povjerljivosti kao preambulu priloženih informacija.
Zašto propratno pismo?
Kada šaljete povjerljive informacije, bilo putem e-pošte ili e-pošte, riskirate da ih presretnu neovlaštene treće strane. Ali čak i ako informacije sigurno dođu do primatelja, ipak rizikujete neopreznost od strane primatelja kada se radi o upravljanju informacijama i održavanju privatnosti. Rizik možete smanjiti tako da sastavite propratno pismo koje pojačava vašu želju za potpunom povjerljivošću.
Što uključiti
Jedna od prvih stavki na popratnom pismu je oznaka "Povjerljivo" ili "Osobna i povjerljiva", otisnuta masnim slovima, velikim slovima preko vrha ili neposredno iznad tijela slova. Općenito podsjetite primatelja na ono na što se odnosi priopćenje, kao što je "rasprava koju smo nedavno vodili o Projektu X." Izričito izrazite da se sav sadržaj onoga što će primatelj pročitati održava u potpunoj povjerljivosti - bez stranke trebali bi ga vidjeti osim izričito imenovanih primatelja.
Druga razmatranja
Prije nego što u određenim okolnostima pošaljete povjerljiv dokument drugoj strani, mudro je navesti osobu da pregleda i potpiše sporazum o neotkrivanju (NDA) - osobito ako je riječ o iznimno povjerljivim podacima. NDA definira što je uključeno kada govorite o povjerljivim informacijama, obvezama primatelja i bilo kojem određenom vremenskom okviru za čuvanje privatnosti informacija. U popratnom pismu potvrdite ključne uvjete vašeg sporazuma o neotkrivanju. Također biste trebali uključiti kopiju potpisanog NDA-a izravno iza popratnog pisma.
