Konferencijska dvorana se koristi od strane rukovoditelja tvrtke za održavanje sastanaka i organiziranje događanja za kolege zaposlenike ili posjete poslovnim ljudima. Postavljanje sobe za sastanke može uvelike utjecati na to kako ljudi doživljavaju sastanak, jer oni koji sjede u leđima možda neće moći čuti ili vidjeti sve što se događa na prednjoj strani sobe. Prije nego počnete postavljati konferencijsku dvoranu, analizirajte prostor kako biste utvrdili što je najbolje za određeni prostor. Na taj način svi sudionici imat će isto iskustvo tijekom prezentacija ili događaja.
Prošećite u konferencijskoj dvorani prije nego počnete projektirati prostor. Pronađite sve električne utičnice u prostoru, jer prednjem dijelu prostorije mogu biti potrebne električne utičnice. Projektorima i zaslonima može biti potrebna električna energija, tako da postavite prednji dio prostorije u kojoj su dostupni utičnice. To se radi kako bi se žice na podu svele na najmanju moguću mjeru, jer se ljudi mogu probijati preko njih dok hodaju po konferencijskoj dvorani.
Analizirajte veličinu prostora i usporedite veličinu s potrebama tvrtke. Ako tvrtka traži prostor za sastanke s 20 ljudi ili manje u jednom trenutku, postavljanje stolova i stolica je drugačije od prostora koji treba zadržati stotine ljudi u određenom trenutku. Korištenje postava u kazališnom stilu s povećanim redovima može biti učinkovitije za stotine ljudi, za razliku od U-oblika, jer je konfiguracija U-oblika prikladnija za 20 osoba ili manje. Jedna konferencijska tablica trebala bi se koristiti samo ako tvrtka planira ugostiti samo manje od 15 osoba odjednom, budući da zaposlenici smješteni na jednom kraju stola moraju moći čuti ljude koji sjedi na suprotnom kraju.
Dodajte zaslon prezentacije ili projektor naprijed prije dodavanja stolova i stolica u prostor. Uključite sve električne uređaje i sakrijte žice duž zidova ili ispod tepiha.
Stavite tablice u željenu konfiguraciju koju ste odabrali za konferencijsku sobu. Tablice trebaju biti postavljene blizu zajedno, ako koristite metodu U-oblika. Postavka kazališta zahtijeva da se stolovi postavljaju na podignute kutije ili platforme. Postavite platformu u željeni prostor prije početka dodavanja tablica.
Prošećite oko mjesta i smjestite se iza stola kako biste provjerili je li svako sjedalo prihvatljivo u smislu gledanja ispred prostorije bez prepreka. Nemojte smjestiti nekoga u mjesto gdje ne može vidjeti prednji dio. Učinite to prije nego što stolice budu dodane u sobu, jer je možda teže promijeniti postavu sa stolicama i stolovima u sobi.
Dodajte sve stolice u konferencijsku dvoranu i ugurajte stolice ispod stola kako biste uštedjeli prostor. To će konferencijsku dvoranu učiniti većom i organiziranijom.
Dodajte boce vode, olovke, papirnate jastuke i, možda, voće u konferencijske stolove prije događaja.
