Konferencijski pozivi pružaju praktično rješenje za okupljanje tima kako bi razgovarali o projektu, dobili ažurirane informacije i dobili konsenzus. Mnoge tvrtke imaju ugovorene usluge konferencijskih usluga, a te tvrtke mogu osigurati namjenske telefonske brojeve i pristupne kodove za osoblje, zajedno s web uslužnim programom koji zakazuje i obavještava telekonferencijske sastanke. Dodijeljeni broj telekonferencije omogućuje fleksibilnost u održavanju konferencijskih poziva u bilo kojem trenutku, a obavijesti o sastancima mogu se poslati e-poštom sudionicima. Proračun ili usluge besplatnog konferencijskog poziva za male tvrtke dodijeliti broj telekonferencije u vrijeme rasporeda, tako da zakazivanje sastanak online zahtijeva minimalno planiranje.
Namjenska konferencijska linija
Otvorite novu poruku e-pošte ili zahtjev za sastanak (ako vaša aplikacija za e-poštu ima tu značajku, kao što je Microsoft Outlook). Upišite adrese e-pošte sudionika u odjeljak "Prima" ili "Sudionici". Upišite temu sastanka u retku "Predmet".
Upišite sljedeće informacije u tijelo e-pošte ili upotrijebite automatska polja u zahtjevu za sastanak: Datum sastanka Vrijeme početka sastanka (uključujući vremensku zonu) Vrijeme završetka sastanka (uključite vremensku zonu) Pozivni broj (vaš telefonski broj konferencije) Kod konferencije (ako je primjenjivo, za polaznike za pristup konferenciji)
Otvorite odjeljak rasporeda zahtjeva za sastanak i pomoću padajućeg izbornika pored svakog sudionika odredite jesu li obvezni ili neobavezni sudionici (većina programa prema zadanim postavkama ima sudionike). Ako su rasporedi dostupni online, provjerite jesu li potrebni sudionici dostupni tijekom željenog vremenskog okvira i datuma.
Priložite dnevni red ili materijale za sastanke klikom na gumb "Prilog" na traci alata za e-poštu. Ako želite, upišite poruku u tijelo e-pošte, nakon pojedinosti o konferencijskom pozivu. Kliknite gumb "Pošalji" da biste poslali obavijest o sastanku.
Zakazivanje konferencijskog poziva pomoću web-alata
Prijavite se na svoj račun konferencijske usluge, kao što je Premiere Conferencing, Idi na sastanak ili Slobodnu konferenciju.
Kliknite opciju "Raspored konferencije". Odaberite datum sastanka, vrijeme početka i završetka (ili trajanje) i očekivani broj sudionika. Upišite temu sastanka u polje "Tema". Odaberite vrstu konferencijskog poziva klikom na opciju "Besplatna konferencija" ili "Konferencija s izravnim biranjem".
Pregledajte točnost informacija i kliknite gumb "Raspored". Ispišite stranicu potvrde za pojedinosti o konferencijskom pozivu ili spremite podatke na računalo.
Kliknite opciju za slanje obavijesti e-poštom svojim sudionicima. U odgovarajuća polja upišite imena i adrese e-pošte sudionika. Kliknite na gumb "Pošalji" kako biste poslali obavijest sudionicima s uputama za poziv i potvrdom na svoju adresu e-pošte.
Savjet
-
Zamolite sudionike da potvrde da će se pridružiti konferencijskom pozivu - mogu odgovoriti potvrdno na vašu poruku e-pošte ili kliknuti gumb "Prihvati" na obavijesti o zahtjevu za sastanak. Pošaljite dan e-pošte s podsjetnikom i sve dodatne informacije dan prije sastanka. Prilikom zakazivanja konferencijskog poziva pomoću web-alata, produžite trajanje ili vrijeme završetka i dodijelite još jednog ili dva sudionika nego što je planirano, kako biste sebi dali fleksibilnost. Usluga konferencije obično naplaćuje samo za broj sudionika i stvarni broj minuta korištenja.
Upozorenje
Izbjegavajte zbrku provjerom podataka o sastanku prije slanja obavijesti. Neki programi za e-poštu bilježe sve zahtjeve za sastanke u kalendaru i dodaje sukobljene ili ažurirane sastanke (ne zamjenjujući zastarjeli sastanak).
