Tvrtke često dobivaju zahtjeve za dobrotvorne donacije, a mnoge tvrtke imaju male proračune za takve donacije. Ako vodite tihu aukciju, morate napraviti uvjerljiv slučaj zašto vaša organizacija zaslužuje vrijeme, trud i izgubljeni trošak posla. Pismo koje u potpunosti objašnjava vašu grupu i njezinu važnost je početak. Dobro osmišljeno pismo ključno je za uvjeriti tvrtku da donira svoj događaj.
Otvorite s određenim pozdravom vlasniku tvrtke. Najbolje je izbjegavati opće pozdrave poput "Poštovani gospodine".
Navedite da pišete u ime svoje organizacije i tražite stavke tihih dražbi za određeni događaj. Na primjer, "Ja sam volonter s dobrotvornim radom za djecu i pišem da vas pitam jeste li zainteresirani za donaciju stavke ili usluge za našu predstojeću tihu aukciju, koja će se održati u našoj godišnjoj gala večeri za prikupljanje sredstava 15. listopada".
Prijeđite na kratku raspravu o vašoj organizaciji i njezinoj važnosti u zajednici. Spomenite populaciju koju služite i kako rad vaše organizacije pomaže tim populacijama.
Razgovarajte o tome kako je tiha dražba važan dio vaših godišnjih napora za prikupljanje sredstava kako bi bolje služili stanovništvu. Spomenite prošle uspjehe ako ste već održali događaj. Uključite redak koji se zahvaljuje vlasniku tvrtke na njegovoj prošloj podršci za vašu tihu aukciju, ako je primjenjivo.
Pišite da ste zahvalni za bilo koju stavku ili uslugu koju bi tvrtka bila dovoljno velikodušna da ponudi i navedite tvrtku po imenu u ovoj izjavi. Dodajte da možete pokupiti donaciju koja isključuje vlasnika tvrtke.
Razgovarajte o tome što zauzvrat možete ponuditi tvrtki. Na primjer, obećajte besplatno oglašavanje uključivanjem posla na popis sponzora. Napišite da je donacija odbitna od poreza, ako se to odnosi na vašu dobrotvornu udrugu ili grupu. Spomenuti da će, sudjelujući, posao dobiti izlaganje zajednice od velikog broja sudionika. Ponudite besplatnu ulaznicu za događaj vlasniku tvrtke.
Zatvorite zahvaljujući vlasniku tvrtke za njezino vrijeme i navedite svoje kontaktne podatke za donaciju. Obećajte da ćete se s vlasnikom tvrtke također javiti.
Ispišite pismo na službenom memorandumu organizacije.
