Svaki poslodavac ima moralnu i zakonsku obvezu štititi tvrtku i zaposlenike od nezakonitog ponašanja i radnji koje stvaraju neprijateljsko radno okruženje. Provođenje istrage u bilo kojem trenutku kada primite pritužbu ili ako imate razloga vjerovati da se zaposlenik upušta u nedolično ponašanje, od vitalnog je značaja za ispunjavanje tih odgovornosti. Ako nemate valjane razloge da to ne učinite, obavještavanje uključenih strana da će se provoditi istraga je zajednički prvi korak.
Format internog bilješke
Iako pismo možete izraditi pomoću podsjetnika ili poslovnog pisma, podsjetnik je češći za internu komunikaciju. Osim toga, naslov ili naslov teme koji je tipičan za podsjetnik može učiniti ovaj format učinkovitijim. Osim naslova, memorandum također sadrži datum, ime svakog primatelja i ime i naslov pošiljatelja. Lijevo poravnava i pojedinačni razmak svakog stavka u tijelu bilješke i koristi dvostruki razmak između stavaka. Uključite posebne bilješke za označavanje memoranduma kao povjerljive i naznačite je li dopis sadrži privitke ili privitke.
Optuženi zaposlenik
Prije početka istrage pismeno obavijestite optuženog. Pismo istrage trebalo bi objasniti navode u što je moguće više detalja, uključujući imena, datume i okolnosti. Opisati istražni postupak, identificirati zakonska prava koja optužena osoba može imati i reći optuženoj osobi da će imati priliku ispričati svoju stranu priče u pisanom obliku i tijekom osobnog razgovora. Obavijestite osobu da li je to "kao i obično" ili je potrebno mijenjati njegovu ulogu ili dužnost dok se istraga ne završi.
Obavijest o istrazi u tijeku
U početnu obavijest uključite neposredno nadređenog zaposlenika i upravitelja odjela. U pismu treba objasniti prirodu i opseg neriješene istrage. Osim toga, u pismu treba navesti korake koje treba poduzeti prije početka istrage, kao što je računovodstvo i čuvanje poslovne imovine i imovine ili izmjena dužnosti zaposlenika. Naposljetku, u pismu treba navesti hoće li nadzornici i upravitelji sudjelovati u istrazi, te ako je tako, definirati specifične uloge i odgovornosti.
Pisma o intervjuu za istraživanje
Pisma bi također trebala ići na svakoga koga namjeravate intervjuirati dok se istraga nastavlja. Međutim, za razliku od nerešene obavijesti o istrazi, koja može uključivati više od jednog primatelja, obavijesti o intervjuu trebaju uključivati jednog primatelja u redak adrese bez obzira na to koliko pisama šaljete. U pismu ne treba navesti nikakve konkretne pojedinosti, nego naprosto navesti da se zaposlenik može intervjuirati kao dio tekuće istrage, navesti ime osobe koja će obaviti razgovor i odrediti očekivanja pune suradnje. Osim toga, u pismu treba navesti da je dopis povjerljiva informacija i da nije prikladan za raspravu unutar ureda.
