Dio posla voditelja je discipliniranje zaposlenika koji ne poštuju pravila. Dok će jednostavna verbalna opomena biti dovoljna za prvi put, manje prekršaje, ozbiljnije ili ponavljanje prekršaja zahtijevaju dokumentirano, pismeno upozorenje. To će vam pomoći ne samo objasniti zaposleniku što je učinio pogrešno i što se od njega očekuje, već i omogućiti da zadržite kopiju upozorenja za datoteku zaposlenika, što može biti korisno kasnije. Pisanje takvog upozorenja može izgledati kao obeshrabrujući zadatak, ali uz pisani obrazac upozorenja, proces može biti prilično jednostavan.
Savjet
-
Pisano upozorenje treba slijediti standardni obrazac i uključiti informacije kao što su pravila koja su prekršena, detaljan opis prekršaja i način na koji zaposlenik treba poboljšati.
Zašto koristiti pisano upozorenje
Pisano upozorenje može biti korisno i za zaposlenika i za tvrtku. Za zaposlenika, upozorenje može pružiti jasne smjernice i upute o tome što tvrtka očekuje od nje i kako poboljšati svoj radni učinak kako bi izbjegla daljnja upozorenja. Za tvrtku, pisano upozorenje može pomoći dokazati da je akcija poduzeta kako bi se poduzeli daljnji koraci ako se problem nastavi. Također služi i kao dokumentacija problema u slučaju da zaposlenik kasnije podnese neki pravni spor, kao što je slučaj nezakonitog raskida.
Kada koristiti ova upozorenja
Svaki će posao imati različite probleme s različitim zaposlenicima na temelju vlastitih pravila i vrste ljudi koji tamo rade. To se, rekao je, najčešći razlog zaposlenika su napisane u svim industrijama je prekomjerna kašnjenje.
Obično se upozorenje zaposleniku izdaje nakon usmenog upozorenja, ali to nije uvijek slučaj. Ako je došlo do ozbiljnog jednokratnog prekršaja, ima smisla zaobići usmeno upozorenje i odmah dobiti pismeno upozorenje koje se može naći u dosjeu zaposlenika. Važno je napomenuti da sva usmena upozorenja moraju biti dokumentirana nakon činjenice, uključujući i vrijeme i datum upozorenja, i to treba unijeti u datoteku zaposlenika kako ne bi došlo do zabune o tome je li zaposlenik upozoren ili nije upozoren određeni problem.
Koristeći pismo ukora
Dobra je ideja tražiti predloške za pismeno upozorenje i pismo o disciplini zaposlenika prije nego što ih trebate. Ove bi trebale biti prilagođene vašoj tvrtki i pripremljene za uporabu prije nego što napišete zaposlenika. Svaki zaposlenik koji primi upozorenje ili disciplinsku obavijest treba dobiti isti obrazac ispunjen informacijama relevantnim za određeni problem koji se dokumentira. To će osigurati da se prema svim zaposlenicima postupa pravedno i jednako.
Uvijek napunite praznine na unaprijed otisnutom obrascu upozorenja.Ako se nešto ne primjenjuje, možete napisati "N / A" tako da je jasno da nije bio primjenjiv i da niste bili nemarni u popunjavanju obrasca. Ako zapravo napišete pismo pomoću predloška, ne morate to raditi, ali još uvijek temeljito pišite pismo s što je moguće više pojedinosti. Poduzimanje ovih koraka može vas zaštititi ako se kasnije pojave pravni problemi. Zbog toga uvijek koristite formalni jezik i izbjegavajte korištenje skraćenica ili žargona.
Dok radite s predloškom, određeni ton koji se koristi u pismu opomene mora varirati ovisno o ozbiljnosti prekršaja. Ako je, primjerice, zaposlenik kasnio nekoliko puta, možete se jednostavno usredotočiti na ispravljanje ponašanja i postaviti pozitivniji ton kako bi ga potaknuo da se pojavi na vrijeme. Ako zaposlenik proklinje klijenta, možda ćete željeti imati mnogo ozbiljniji ton koji se usredotočuje na potencijalne kazne ako ponovno pogriješi.
Dajte pismo zaposleniku osobno, a ne putem e-pošte, a ne samo ostavljajući ga na radnom stolu. Možete izabrati da svjedok bude prisutan ili ne, ali nemojte to učiniti javno pred ostatkom osoblja. To može biti teško i neugodno, ali važno je to učiniti. Međutim, može biti korisno razgovarati sa zaposlenikom o situaciji, jer ona vjeruje da pismo zvuči više ili manje strogo nego što ste namjeravali, pa čak i vaša prisutnost može pomoći naglasiti ton koji ste namjeravali uzeti u pismu., Možete ublažiti udarac pisma nudeći zaposleniku neke pozitivne povratne informacije, ali to nikada ne činite ako uzrokuje bilo kakvu zabunu o ozbiljnosti upozorenja koje izdajete.
Uvijek dobijte potpis zaposlenika dok ste prisutni. Ako ga odbije potpisati, zamolite ga da potpiše pismo u kojem navodi da je odbio potpisati upozorenje. Sačuvajte potpisanu kopiju za zapise zaposlenika. Ako je zaposlenik potpisao pismo u kojem navodi da odbija potpisati upozorenje, stavite ga na pismo. Također dostavite zaposleniku kopiju svojih dokumenata.
Primjer upisa zaposlenika
Pisano upozorenje treba početi s osnovnim formalnostima, kao što su predmet, datum, vrijeme, vaše ime, naziv radnog mjesta, ime zaposlenika i naziv radnog mjesta te imena drugih osoba koje primaju kopiju dopisa. Možda želite uključiti logotip svoje tvrtke na vrh obrasca, ali to nije obavezno.
Ako imate priručnik za zaposlenike, prvo navedite koji je dio pravila tvrtke prekršen. Možete napisati određenu politiku ili jednostavno uključiti upućivanje na odgovarajući odjeljak priručnika. Ako nemate priručnik, napišite kratak sažetak pravila tvrtke koja se primjenjuje.
Uključite je li ovo prvo ili posljednje upozorenje, i ako je to ozbiljan prekršaj, zabilježite i to. Upozorenje mora imati vremenski okvir, što znači da će, ako prođe dovoljno vremena, upozorenje biti uklonjeno iz zapisa zaposlenika i neće se smatrati prethodnim upozorenjem. Drugim riječima, prethodno pisano upozorenje o kašnjenju ne bi trebalo računati na zaposlenika ako počne dolaziti kasne tri godine kasnije. Međutim, pismo bi trebalo ostati u dosjeu za osoblje zaposlenika. Općenito, upozorenje za prvi put bi trebalo trajati šest mjeseci, ozbiljan prekršaj trebao bi trajati osam mjeseci, a posljednje upozorenje trebalo bi trajati godinu dana, ali to može varirati u skladu s politikom vaše tvrtke.
Zatim opišite što je detaljnije moguće, uključujući datum, vrijeme i imena svih uključenih osoba. Ne uključujte subjektivne detalje kao što je kazivanje da je zaposlenik bio zloban prema drugom zaposleniku. Umjesto toga, napišite točno ono što je zaposlenik učinio da se može protumačiti kao zločin. Možete napisati opis događaja, opis događaja i opis događaja u slučaju da se ti računi razlikuju. Ako koristite unaprijed ispisani obrazac i nema dovoljno mjesta za pisanje svih relevantnih detalja, u redu je priložiti drugi komad papira ako je potrebno.
Kako bi pomogli zaposleniku da se poboljša, slijedite pojedinosti o tome što se dogodilo s promjenom ponašanja zaposlenika i kako bi ona trebala napraviti takve promjene. Pratite ovo s jasno detaljnim informacijama o tome kakve će posljedice imati ako ne ispravi svoje ponašanje. Zapamtite da pismeno upozorenje nije disciplinska mjera, stoga svakako navedite koje će disciplinske mjere nastati ako se problem nastavi. Naposljetku potpišite i napišite datum, predajte ga zaposleniku i zamolite je i sve svjedoke sastanka da ga potpišu i napišu datum.
