Osobno poslovno pismo je napisano od pojedinca do tvrtke ili organizacije. Takvo se pismo može napisati iz više razloga: za rješavanje problema kao što je pogreška na računu; zatražiti povrat ili zamjenu proizvoda; pohvaliti dobro djelo zaposlenika; ili tražiti donaciju vremena, novca, proizvoda ili usluga u korist. Bez obzira na razlog, osobno poslovno pismo napisano je na praznom papiru, a ne na zaglavlju. Razmotrite sljedeće što sljedeći put morate napisati.
Podešavanje stranice
Koristite 1-inčne margine na vrhu, dnu i sa strane stranice. Ako je vaše osobno poslovno pismo kratko, povećajte gornju granicu na 2 inča i strane na 1½ inča. Koristite font koji se lako čita, poput Times New Roman, Arial ili Cambria, veličine 11 ili 12 točaka. Jednobojne linije.
Stil pisma
Ako koristite stil slova, sve linije počinju na lijevoj margini. Za modificirani stil bloka, započnite datum i redak zatvaranja u središtu stranice umjesto lijeve margine.
Vaša adresa i datum
Vaša adresa (koja se naziva i adresa pošiljatelja) počinje u prvom retku stranice i svi uobičajeno skraćeni izrazi kao što su ulica, stan ili bulevar moraju biti napisani (za formalnost). Ne zaboravite zarez između imena grada i kratice vaše države od dva slova. Ne ostavljajte prazan prostor između zadnjeg retka adrese i datuma, koji je dan kad je pismo završeno ili poslano. Upišite mjesec, dan i godinu u prvi redak, izgovarajući mjesec. Na primjer, upišite "27. rujna 2008." umjesto "27. rujna 2008." ili "9/27/08". Ne zaboravite zarez između datuma i godine. Ako koristite izmijenjeni stil bloka, počnite upisivati adresu u sredinu stranice umjesto lijeve margine.
Ime primatelja, naziv tvrtke i adrese
Četiri retka (ili 1 inča) ispod datuma upišite ime primatelja počevši s "Mr." ili "Gospođa" Koristite i ime i prezime, a zatim zarez i naslov primatelja (npr. Upravitelj, nadzornik, koordinator). U sljedećem retku upišite naziv tvrtke, a zatim adresu tvrtke (koja se naziva i unutarnja adresa) bez uporabe kratica osim one u državi.
Pozdrav
Jedan prazan redak kasnije, upišite pozdrav koristeći isto ime korišteno na unutarnjoj adresi, počevši s "Draga." Pozdrav u osobnom poslovnom pismu treba završiti dvotočkom. Na primjer, "Draga gospođica Lucinda Jones:"
Tijelo
U osobnom poslovnom pismu, tijelo počinje na praznoj liniji nakon pozdravljanja. Pojedinačni prostor i lijevo-opravdati svaki stavak u tijelu, ostavljajući prazan red između paragrafa. Konciznost je ključna: Počnite s prijateljskim otvaranjem nakon čega slijedi svrha pisma. Drugi stavak treba opravdati svrhu; navedite pojedinosti kao što su brojevi računa, brojevi računa, datumi isporuke ili usluga, imena proizvoda ili zaposlenika kako biste pomogli čitatelju i vašem uzroku. Navedite samo odgovarajuću pozadinu i popratne informacije, imajući na umu da je vaš čitatelj zauzet. Posljednji stavak treba ponoviti svrhu (iz prvog stavka) i, ako je potrebno, zatražiti neku vrstu akcije.
Zatvaranje i vođenje evidencije
Zatvaranje vašeg osobnog poslovnog pisma treba biti lijevo, osim ako ne koristite izmijenjeni stil bloka, što zahtijeva početak zatvaranja u središtu stranice. Ako je vaše zatvaranje više od jedne riječi (na primjer, "Hvala" ili "S poštovanjem"), ispišite samo prvo slovo prve riječi i upotrijebite zarez nakon zadnje riječi, a ne dvotočku kako je predloženo nakon pozdrava. Kasnije tri prazna retka, upišite svoje puno ime. Možete ispisati svoje pismo i fizički potpisati svoje ime između zatvaranja i upisanog imena ako želite. Osobna poslovna pisma su zabilježena komunikacija između vas i tvrtke. Stoga je dobra ideja zadržati kopiju osobnih poslovnih pisama koje pišete. Ako ste zabrinuti za njihov dolazak poštom, potvrdite ih na pošti prije nego što ih pošaljete tako da znate kada tvrtka primi vaša pisma.
