Konferencijski pozivi korisni su za organiziranje sastanka s grupom ljudi na različitim mjestima koji trebaju donositi odluke. Skupina odvjetnika možda će se morati sastati i odlučiti o strategiji za slučaj svog klijenta, ili grupa bachelorettes možda pokušava planirati vjenčanje tuš. Konferencijski poziv može pomoći grupi ljudi da donose odluke u nekoliko minuta, što može potrajati danima e-poštom i može biti nemoguće učiniti osobno.
Stavke koje su vam potrebne
-
Telefon
-
Softver za raspoređivanje sastanaka
Identificirajte osobe koje trebate pozvati u konferencijski poziv. Zatim odredite važnost svakog posjeta osobe. Ako u konferencijski poziv nazovete tri ili četiri osobe, određivanje prioriteta popisa pozivatelja možda neće biti važno. Ali ako pozivate šest ili više osoba, veća je vjerojatnost da će doći do sukoba zakazivanja. Pobrinite se da važni donositelji odluka mogu prisustvovati.
Kontaktirajte važne sudionike kako biste utvrdili sukobe raspoređivanja. Saznajte jesu li i kada će ti ljudi biti izvan grada na duže vrijeme, u avionu i nedostupni za pozivanje ili na drugi način nesposobni da prisustvuju. Rasporedite vrijeme sastanka oko tih sukoba.
Pošaljite pozivnice svim sudionicima. Koristite e-poštu, Evite ili drugi pozivni softverski program. Microsoft Outlook može zakazati sastanak, poslati pozivnice i dopustiti pozvanima da prihvate ili odbace. Brzo ćete dobiti opću ideju o tome tko može prisustvovati i tko ne može. Pozvani mogu imati prijedloge o vremenskim razdobljima koji bolje funkcioniraju za njih, a mogu vam poslati i stavke dnevnog reda u odgovorima na zahtjev za sastanak. Izmijenite poziv na temelju povratnih informacija koje primite.
Zakažite sastanak pomoću usluge poziva. Postoji nekoliko tvrtki koje su specijalizirane za hosting konferencijske pozive, kao što su FreeConference i InstantConference. Ako vaša tvrtka često zakazuje konferencijske pozive, saznajte ima li vaša tvrtka ugovor s određenom uslugom poziva.
Pošaljite završeni poziv svim sudionicima. Pošaljite pozivnicu čak i osobama koje su odbile izvorni zahtjev za sastanak, u slučaju da kasnije postanu dostupne. Svakako uključite sve relevantne informacije u pozivnicu, uključujući datum i vrijeme poziva, pozivni broj zemlje i telefonski broj koji sudionici trebaju koristiti, kao i sve potrebne kodove sudionika. Također uključite svoj broj kontakta kako bi sudionici mogli izravno stupiti u kontakt s vama ako imaju problema s biranjem.
Savjet
-
Ako nikada prije niste koristili uslugu konferencijskih poziva, raspitajte se o jasnoći poziva i jednostavnosti korištenja. Postoje neke besplatne usluge, a neke naplaćuju naknadu. Usporedite cijene usluga temeljenih na naknadama i odlučite što najbolje odgovara potrebama vaše tvrtke.
