Bilo da se sastajete s klijentima kako biste predstavili prijedlog ili radni ručak s osobljem, slanje pozivnice putem e-pošte može biti brz i učinkovit način koordinacije događaja.
Razmislite o svojoj publici. Ton e-pošte morat će se prilagoditi onome koga pozovete na sastanak za ručak. Neobavezni ton dobro funkcionira ako je vaš ručak sastanak s osobljem, a vi ćete trošiti vrijeme na raspravu o strategijama i brainstormingu. Ako je svrha sastanka ozbiljnija, morat ćete to jasno izraziti u dopisima pozvanim članovima osoblja. Ako je ručak s klijentima, možda će vam trebati formalniji ton, ovisno o vašem radnom odnosu s njima.
Pronađite restoran koji će moći primiti vašu grupu. Ovisno o broju pozvanih, možda ćete htjeti potražiti objekt koji ima privatnu sobu. Kada planirate ručak s klijentima, možda će vam pomoći da pronađete restoran koji je manje naporan, a razgovor neće biti napet zbog buke.
Odlučite koga ćete pozvati na sastanak za ručak i konzultirajte uredski kalendar kako biste utvrdili hoće li sve stranke biti dostupne na dotični datum. Za sastanke s osobljem za ručak, brzo obavite telefonski poziv kako biste pitali hoće li odabrani pozvani biti dostupni tog dana, a zatim ih zamolite da ga zadrže otvorenim dok se planovi finaliziraju.
Nazovite restoran po želji i postavite provizornu rezervaciju. Dajte im do znanja da ćete možda morati prilagoditi broj sudionika bliže tom datumu. Ako otkrijete da ćete imati još nekoliko posjetitelja nego što je prvobitno planirano, obavezno obavijestite restoran što je prije moguće kako bi osoblje moglo udovoljiti vašim potrebama.
Sastavite svoju e-poštu, uključujući adrese e-pošte svake osobe koju želite pozvati. Upotrijebite redak predmeta kako biste naveli razlog e-pošte. Uključite riječi poput "Važno" ili "Označite svoje kalendare" i uključite datum i razlog. Na primjer, vaš predmet može pročitati: "Važno: Radni ručak na potrebnoj 2/18/09-RSVP." Za ručak s klijentom, naravno, morat ćete finesirati temu predmeta i pretvoriti ga u zahtjev, a ne zahtjev.
Koristite poruku e-pošte kako biste objasnili nužnost sastanka za ručak i što biste željeli da sudionici donesu ili podijele tijekom sastanka. Ovisno o tome koliko je teško oboriti ljude, možda ćete htjeti zahtijevati da ih RSVP, tako da možete završiti broj rezervacija s restoranom.Ako postavljate ručak za klijenta, možete zatražiti sastanak za ručak i navesti koje stavke želite razgovarati s njima
Savjet
-
Vi se trebate temeljiti na radnoj atmosferi vaše tvrtke, od neformalnog do formalnog. Pošaljite kopiju administrativnom osoblju kako bi se uredski kalendar mogao ažurirati.
