Baza znanja, slična wikiju, je upravljana zbirka članaka i informacija koje su poslali korisnici. Repozitorij tipa baze znanja obično je namijenjen određenom programu ili procesu, a informacije mogu dostaviti programeri, osoblje tehničke podrške ili krajnji korisnici. Demokratska priroda baze znanja omogućuje joj da organski i brzo raste, ali i informacije otežava održavanje, au najgorem slučaju neupotrebljiv.
Dinamički razgovor
Najveća prednost baze znanja je da omogućuje različitim korisnicima da doprinesu rezultatima baze znanja u dokumentaciji uživo i generiraju dinamičan, relevantan razgovor. Također, budući da uključuje doprinose od razvoja, tehničke podrške i krajnjih korisnika, oni koji rade online istraživanje mogu istražiti isti problem s nekoliko različitih stajališta, što ih može dovesti do rješenja koje oni sami ne bi razmatrali.
Nedosljedni dokumenti
Različiti stilovi pisanja i razine znanja suradnika često rezultiraju nepovezanim, nestandardiziranim dokumentom, što je jedan od najvećih nedostataka baze znanja. Redundantnost postaje pravilo, a ne iznimka, a iste se greške mogu dodati u bazu znanja nekoliko puta. Stoga je potrebno posvećeno održavanje.
Također, budući da baza znanja počinje kao prazna baza podataka, nije prikladno koristiti kao primarni izvor dokumentacije za bilo koji novi proizvod ili proces. Baza znanja zahtijeva vrijeme za izgradnju jer se scenariji i problemi nalaze, rješavaju i dokumentiraju.
Isticanje informacija
Demokratska, organska priroda baze znanja znači da će najvažnije informacije vjerojatno postati istaknute, dok će manje važne informacije biti zakopane, dajući bazu znanja prirodnu funkciju razvrstavanja. Ako se dostave loše napisane ili netočne informacije, drugi korisnici mogu ih zakopati zamjenom s boljim informacijama ili ih mogu označiti za brisanje / pregled od strane administratora.
Arhivirana dokumentacija
Stari članci ostavljeni u bazi znanja pružaju automatsku arhivu dokumentacije za naslijeđene verzije proizvoda ili procesa. Prirodno formirajuća arhiva prednost je baza znanja. Kako se stvaraju nove verzije proizvoda ili procesa, baza znanja može se reorganizirati ili ponovno pokrenuti kako bi se arhivirale stare informacije, a da se zadrže najnovije informacije na vidljivom mjestu.
rješenja
Potrebno je imenovati posebno osoblje koje će nekoliko sati tjedno pretraživati bazu znanja za suvišne, zastarjele ili netočne rezolucije i brisati ih po potrebi. Trebaju biti obučeni za korištenje baze znanja i znati kako je učinkovito pretraživati kako bi mogli odrediti da li članak već postoji prije nego pridonose duplikatu.
