Kako se vaše poslovanje širi i postaje uspješnije, njegov sustav podnošenja papira može postati zamoran i nepraktičan. Zbog toga se mnogi vlasnici tvrtki odlučuju za korištenje baze podataka. Iako baze podataka pomažu organizacijama da rade glatko, one nisu bez mana. Izrada baze podataka može biti skupa i dugotrajna. Tehnički problemi mogu dovesti do velikih šteta. Također, tvrtka mora trošiti vrijeme na obuku zaposlenika za korištenje nove baze podataka.
Dizajn koji troši vrijeme
Pretvaranje iz papirnatih datoteka u sustav elektroničke baze podataka može biti složeno, teško i dugotrajno. Pri prebacivanju na bazu podataka potrebno je slijediti nekoliko koraka. Voditelj projekta mora odrediti svrhu baze podataka i prikupiti sve informacije koje je potrebno organizirati. Dizajner baze podataka mora stvoriti potrebne tablice koje će podijeliti informacije, odrediti primarne ključeve, postaviti odnose s tablicama, pročistiti dizajn i primijeniti pravila normalizacije koja sprječavaju održavanje redundantnih informacija na više mjesta. Ovisno o razini vještina, izrada baze podataka može potrajati nekoliko dana do nekoliko tjedana.
Tehnički problemi
Povremeno, baza podataka može naići na pogreške koje oštećuju gotovo sve informacije unutar njega. Za razliku od papirnatih datoteka, ako je u bazi napravljena pogreška, može imati domino efekt. Male pogrešne procjene mogu dovesti do potrebe za većim remontom sustava. Redovne sigurnosne kopije su kritične za ograničavanje potencijalnih šteta.
skup
Pretvaranje u bazu podataka može biti vrlo skupo. Vlasnik tvrtke snosit će nekoliko troškova. Što je dizajn baze podataka složeniji, to će više koštati. Tvrtka mora kupiti softverski paket koji nudi maksimalnu fleksibilnost za prilagođenu bazu podataka i omogućuje rast. U mnogim slučajevima, vlasnik tvrtke će morati zaposliti profesionalca kako bi se osiguralo da je posao obavljen ispravno. Ona mora uložiti dovoljno sredstava u planiranje strukture baze podataka kako bi osigurala najbolje rezultate.
Potrebna obuka
Pretvaranje u bazu podataka znači da vlasnik tvrtke mora obučiti zaposlenike da koriste novi softver. Zaposlenici moraju odvojiti vrijeme od svojih uobičajenih radnih zadataka kako bi bili obučeni. Vlasnik tvrtke može također morati zaposliti instruktore koji će voditi tečajeve obuke. Neki zaposlenici mogu biti otporni na novu tehnologiju. Treninzi mogu trajati od nekoliko sati do nekoliko dana, a potpuno usvajanje tehnologije može potrajati mnogo dulje. Ovisno o tome koliko dugo je potrebno zaposlenicima da nauče kako upravljati sustavom, obuka i usvajanje mogu usporiti produktivnost.
